Secrétaire de Direction H/F - Ass Depart Sauvegarde Enfance Adolesce Clermont-Ferrand - 63

Le service de prévention spécialisée a pour mission de prévenir la marginalisation des jeunes et des familles sur les territoires d'intervention. Le service est composé de 9 équipes éducatives et d'un dispositif chantiers agricoles en cadrés par 2 chefs de service et 1 directeur.
Placé(e)sous l'autorité de la Direction, le (la) secrétaire de direction a la responsabilité du pôle administratif du service et de la circulation interne / externe de l'information. Il (elle) vient en appui à la Direction du service afin d'optimiser la gestion des activités quotidiennes et des dossiers en cours, à travers :
- La préparation et diffusion des documents
- La prise en compte et la gestion des sollicitations
- Le rappel des priorités ou urgences
- La saisie des demandes de subvention
- Le suivi des dossiers
Il (elle) est l'interface entre les acteurs du service, gère l'accueil, les appels téléphoniques, les mails, les courriers et suit tout type de dossiers, assure la liaison avec le siège, assure la frappe et la mise en forme des courriers et documents administratifs ainsi que la constitution des dossiers du personnel.
Enfin il (elle) gère le suivi des congés de l'équipe et le suivi de la médecine du travail,

Experience : 12 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Législation sociale, Méthode de classement et d'archivage, Modalités d'accueil, Normes rédactionnelles, Techniques de prise de notes, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Collecter et analyser des données, des informations, Gérer un planning, Réaliser la gestion administrative du personnel, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Relayer de l'information, Utiliser les outils numériques

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.