Secrétaire H/F - Irts de Lorraine Nancy - 54

Le (la) secrétaire travaille en collaboration et coopération avec le responsable de service.
Il/Elle participe à l'organisation et au bon fonctionnement du service :
- Répondre aux requêtes des différents interlocuteurs internes et externes (candidats, employeurs.)
- Collecter les pré-inscriptions des candidats et gérer les inscriptions (de la réception à la validation)
- Organiser les épreuves écrites (de la planification à la communication des résultats)
- Préparer et planifier les épreuves orales
- Assurer la gestion des commissions des effectifs
- Superviser la tenue de la commission d'admission
- Suivre les dossiers en post-admission
- Assurer le suivi administratif complet des candidats (inscription, convocation.)
- Gérer les intervenants-vacataires (dossiers d'intégration, planning, facturation-paie en lien avec les services concernés.)
- Accueil physique et téléphonique
- Programmer les rendez-vous
- Rédiger des comptes rendus de réunions, courriers, mails
- Gérer le traitement administratif des dossiers
- Contribuer à une collaboration continue avec les différentes filières et autres services internes
- Participer aux réunions d'équipe
- Veiller et appliquer la législation en cours
- Etablir à la demande du Responsable de Service des statistiques
- Se positionner en tant qu'appui administratif du Responsable de service

Compétences attendues :

- Avoir une connaissance des spécificités du secteur (les établissements, les métiers, les publics)
- Maîtriser un vocabulaire spécifique
- Respecter la méthodologie interne
- Savoir accueillir le public et orienter les personnes selon leurs demandes
- Acquérir une éthique professionnelle
- Maîtrise des outils bureautiques, des techniques de secrétariat, de communication, capacités rédactionnelles
- Savoir chercher l'information et la mettre en application
- Travailler en équipe, en lien avec les secrétaires des autres filières
- Capacité à gérer l'ordre des priorités

Experience : 3 An(s) - Sur même type de poste

Compétences : Gestion administrative du courrier, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Classer des documents, Renseigner, mettre à jour une documentation technique, Mettre à jour un dossier, une base de données

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Autres enseignements

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.