Secrétaire Assistante de Direction H/F - Fédération Hospitalière de France Nancy - 54

Descriptif

Descriptif du poste :

Description des missions :

Appuyer la cheffe et la présidente du département dans la déclinaison de leurs missions sur les plans administratif et logistique

Assurer le secrétariat de direction et des membres de l'équipe du Département territorial de la qualité et des usagers en organisant :

la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service et au suivi des dossiers traités

les réunions, les rencontres de travail et les événements initiés par le Département

la gestion logistique et bureautique (déplacements professionnels, organisation de réunions)

Suivre des projets en propre

Développer un travail collaboratif avec l'ensemble des membres du département, notamment, afin de garantir la continuité de la permanence du secrétariat.

Description des activités :

Accueil et orientation des visiteurs

Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques

Gestion des agendas : planification, organisation des rendez-vous, des réunions et des déplacements (rédaction des méls d'invitation, préparation des dossiers, gestion de la logistique - réservation de salles, réservation de véhicules / transport, commande de prestations - restauration,)

Gestion des mails : diffusion au sein du département ou de l'institution, suivi le cas échéant et archivage

Gestion et traitement des courriers : tri, enregistrement, numérisation, diffusion, classement

Rédaction, saisie et mise en forme de documents divers (courriers, rapports, comptes rendus, diaporamas)

Classement et archivage des informations et documents de diverses natures selon l'arborescence mise en place, reproduction de documents

Constitution, préparation et suivi de dossiers

Participation aux réunions de service et GHT et rédaction des comptes rendus

Participation à la préparation et à l'organisation des événements et/ou manifestations organisés par le Département (exemple : visites de certification, semaine de la sécurité, forum citoyen)

Gestion des stocks de produits, de matériels bureautiques (saisie, suivi, contrôle, relance des commandes)

Gestion des besoins logistiques liés aux activités du département

Gestion documentaire (GEDoc).

Gestion de dossiers spécifiques / projets

Profil recherché :

Connaissance de l'organisation et du fonctionnement interne de l'établissement

Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Capacité d'organisation, de rigueur, de méthode et de gestion des priorités

Capacité d'analyse et de gestion des demandes, polyvalence

Bonne expression orale et rédactionnelle

Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint)

Aptitude à l'utilisation des outils bureautiques et de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique, teams, surface hub)

Aptitude à travailler en équipe

Aisance relationnelle

Possibilité pour ce poste par voie de mutation ou de détachement.