Adjoint Administratif Polyvalent au Bureau des Admissions H/F - Hopital Local de Chagny Chagny - 71

Missions principales :

Vous assurez la mise en oeuvre et la réalisation des opérations concourant à la gestion du dossier patient et de la facturation.
Vous devez vous adapter aux évolutions informatiques et bureautiques, mettre en pratique les évolutions réglementaires et contribuez à la réalisation des objectifs du service.

- Bureau des admissions
o Accueil et renseignement du public (physique et téléphonique)
o Gestion et suivi des dossiers administratifs patients / résidents, consultations, hospitalisations et hébergement
o Gestion des mouvements (admissions, sorties, mutations)
o Gestion et suivi des prises en charges (droits à l'assurance maladie, prise en charge mutuelle.)
o Gestion des formalités administratives en cas de décès d'un patient, lien avec la famille les pompes funèbres
o Gestion et suivi du processus « facturation » (toutes activités, recettes diverses et P503)
o Suivi des contentieux
o Classement et archivage de dossiers
o Etat des patients présents, entrées/sorties...
o Suivi des dossiers et traitement des listes d'erreurs
o Participation à la commissions d'admissions
o Participation à la prévention en identitovigilance ;
o Réception du courrier déposé par La Poste et 1er tri entre les correspondances destinées aux usagers et celles pour l'établissement

- Spécificités pour le secteur EHPAD
o Préparation des demandes d'aide sociale et suivi
o Entretiens avec les familles
o Facturation pour les payants et pour l'aide sociale d'hébergement
o Lien avec le service social, les partenaires externes (Conseil Départemental, Trésorerie, etc.)

- Activités de régie
o Mission de régisseur d'avances et de recettes
o Gestion des dépôts de valeurs

Positionnement :
- Lien hiérarchique direct : le responsable des services finances, achats et admissions.
- Liens fonctionnels : avec l'équipe de direction
- Relations professionnelles courantes :
o en interne, principalement : les médecins, les secrétaires médicales et services de soins
o en externe : les organismes publics et privés, la Trésorerie
o les familles des patients et résidents

Compétences requises
- Savoir faire
o Capacité d'organisation et de rigueur
o Aptitudes à utiliser différents logiciels informatiques et à identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

- Savoir être
o Curiosité professionnelle
o Esprit d'équipe et aptitudes relationnelles
o Autonomie dans l'organisation
o Capacité d'adaptation et d'investissement dans des domaines d'activité différents
o Capacité d'analyse et de discernement
o Discrétion professionnelle, confidentialité et disponibilité
o Sens du service public

Compétences techniques liées au poste :
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques indispensable (ex : Word, Excel, Outlook)
- Connaissance d'applications métiers : CPAGE, PSI, ViaTrajectoire (liste non exhaustive)
- Connaissance de la réglementation en comptabilité publique (ex : M21) et Code de la sécurité sociale.

Caractéristiques du poste :
- Travail en binôme dans un bureau unique
- Travail sur écran
- En l'absence du binôme, présence à l'espace « guichet » du bureau
- Horaires : du lundi au vendredi, poste en 7h30 à réaliser entre 08h15 et 17h15 (en complémentarité avec le binôme) :
o poste 1 : 08h15 - 16h30
o poste 2 : 09h00 - 17h15
o durant l'absence d'un des 2 agents du service et afin d'assurer la continuité du service : 08h15 - 17h15 incluant 45 mn de temps journalier à récupérer.
- Temps de déjeuner : 45 mn ; possibilité de commander un repas au service cuisine (contre facturation) ou d'apporter un repas et le chauffer

Profil :
- Diplômes : Bac professionnel comptabilité ou Licence administration économique et sociale
- Expériences similaires souhaitées en EHPAD ou Hôpital.

Conditions :
- Temps plein
- Recrutement par mutation, détachement ou contrat

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier

Qualification : Ouvrier qualifié (P1,P2)

Secteur d'activité : Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.