Gestionnaire Administratif Biopole - Chuvac H/F - Ecole Nationale Veterinaire D'alfort Maisons-Alfort - 94

Le gestionnaire administratif est placé sous l'autorité hiérarchique du Directeur du BioPôle Alfort et du Directeur du Chuv-Ac.
MISSIONS PRINCIPALES
- Gestion du secrétariat médical du BioPôle :
- Récupérer et ventiler le courrier et les prélèvements reçus au Biopôle
- Enregistrer les analyses, vérifier la facturation
- Créer ou vérifier les dossiers clients, notamment leur complétude (appeler le propriétaire pour compléter les informations de cas échéant)
- Participer au rendu des résultats des analyses
- Gérer les paiements des analyses réalisées pour des clients externes à l'EnvA
- Gérer l'archivage des résultats (format papier)
- Accueil, information, orientation et conseil dans les démarches des interlocuteurs
externes (téléphone, mails et visiteurs)
- Préparer et envoyer les kits d'analyse en mycologie
- Réceptionner les colis

- Gestion administrative au Chuv-Ac :
- Effectuer les vérifications des factures des analyses envoyées à l'extérieur, et réaliser les services faits
- Prendre en charge la gestion administrative des stagiaires (étudiants vétérinaires, auxiliaires vétérinaires, autres), ainsi que la préparation de leur accueil
- Effectuer la vérification et les états liquidatifs pour les rémunérations secondaires au sein du Chuv-Ac
- Etre responsable de la mise à jour et de la bonne tenue des affichages du Chuv-Ac (affiches conformes à la charte graphique, mises à jour régulières, plastification, etc.)
- Participation à l'ouverture du secrétariat du Chuv-Ac pour la réponse aux diverses demandes que peuvent avoir les personnels du Chuv-Ac dans l'exercice de leurs missions au quotidien
- Prendre en charge diverses missions de gestion administratives en fonction du besoin
- Appui du magasinier dans la gestion administrative (suivi des services fait, contrôle des inventaires).

MISSIONS SECONDAIRES
- Gestion des commandes : enregistrement des engagements juridiques, envoi des bons de commande, traitement des bons de livraison et suivi des factures
- Relation avec les fournisseurs (en lien avec le suivi des commandes)
- Suivi financier des conventions de recherche et de prestation de service
- Assurer le suivi financier par service, en particulier la gestion des prestations internes
- Suivi du tableau de congés du personnel
- Suivi des contrats de maintenance en lien avec les responsables de service
- Gestion des missions et des remboursements de frais
- Rédaction de compte-rendu de réunion
- Participation à la mise en oeuvre d'une démarche qualité au secrétariat
- Diverses autres missions de soutien en fonction du besoin.

Participer à la suppléance lors des congés.
Temps complet 38h10 par semaine.
Les missions ne sont pas éligibles au télétravail

Savoirs
- Maîtriser l'expression orale et des techniques d'accueil
- Traitement et gestion des données
- Savoir synthétiser
- Gérer les stocks de consommables bureautiques
- Gérer les relations avec les professionnels et la clientèle
- Gestion des priorités
- Respecter les procédures
- Communiquer et interagir avec son environnement professionnel tou

Experience : Débutant accepté

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

Au sein de l'EnvA, l'agent travaillera au BioPôle (laboratoire d'analyses) et au Chuv-Ac (Centre hospitalier universitaire vétérinaire dédié aux animaux de compagnie).
Le Biopôle est un laboratoire d'analyses et d'appui scientifique et technique, qui mène des actions pédagogiques, de diagnostic, d'expertise et de recherche. Il est constitué de trois services (pathologie clinique, biologie clinique, infectiologie).
Le Chuv-Ac regroupe l'ensemble de l'offre de soins pour les animaux de compagnie : chiens, chats et Nouveaux Animaux de Compagnie (NAC). Cette structure moderne de 3 600 m2 est ouverte du lundi au vendredi de 7h30 à 18h. Un service d'urgences fonctionne 24h/24, le week-end compris. Avec plus de 35 000 actes par an, le Chuv-Ac est un des premiers centres de référence dans sa spécialité en Europe.