Secrétaire Polyvalente Service Accueil H/F - Gpt Employ Institutio Gde Mosquee Lyon Lyon 8e - 69

Missions principales
En qualité de Secrétaire d'Accueil, vous serez la première interlocutrice des visiteurs et interlocuteurs de la Grande Mosquée de Lyon. Vos missions incluent, mais ne se limitent pas à :

1. Accueil et gestion des appels

Assurer un accueil physique et téléphonique chaleureux et professionnel.
Orienter les visiteurs et les correspondants vers les services ou personnes compétents.
Gérer les prises de rendez-vous pour les imams et autres membres du personnel.

2. Gestion des dossiers administratifs
Suivre et mettre à jour les dossiers transmis par les imams (administratif, logistique, etc.).
Gérer le dossier des formations à l'Islam, en collaboration avec les responsables religieux.
Prendre en charge le suivi du dossier assurance décès des fidèles inscrits, y compris les relations avec la compagnie d'assurance.
Établir et maintenir les relations avec les compagnies de pompes funèbres en tant que référent principal.
Suivre les prélèvements bancaires liés aux cotisations et effectuer les relances pour les paiements en retard.

3. Organisation des visites de groupes
Planifier et coordonner les visites de groupes à la Grande Mosquée de Lyon (groupes scolaires, associations, etc.).
Préparer les supports d'information et accueillir les visiteurs.
Assurer un retour d'information post-visite pour améliorer l'expérience des groupes.

4. Coordination avec la commission sociale
Organiser, en lien avec les responsables de la commission sociale, les permanences destinées aux demandeurs d'aide.
Suivre les dossiers de demandes d'aides et assurer leur mise à jour régulière.

5. Support administratif général
Assister la direction et les responsables dans la gestion de divers dossiers.
Archiver et classer les documents administratifs de manière efficace et structurée.
Participer à la rédaction et à l'envoi de courriers officiels.

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Modalités d'accueil, Normes rédactionnelles, Règles d'affranchissement du courrier, Techniques de prise de notes, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Assurer la gestion administrative d'une activité, Classer des documents, Définir des besoins en approvisionnement, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Autre mise à disposition de ressources humaines

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.