Chargé d'Accueil au Service Population H/F - Mairie Ploeren Ploeren - 56

Missions principales :

Services à la population
- Accueil physique et téléphonique ;
- Recevoir et instruire les dossiers d'Etat Civil (PACS, mariages, décès, naissances, reconnaissances, changement de prénom et de nom, changement de régime matrimonial...) ;
- Elections : gérer la liste électorale, organiser les différents scrutins politiques et professionnels, assurer le secrétariat le jour du scrutin, suivre le dossier des jurys d'assises après tirage au sort ;
- Recevoir les demandes de légalisations de signatures, attestations d'accueil, remise titres de séjour, attestations municipales de stationnement des taxis, déclarations des débits de boissons permanents ;
- Inscrire les jeunes sur la liste de recensement militaire (Inscriptions et transfert des listes 4 fois/an en dématérialisé au Centre du Service National de Brest) ;
- Gérer le cimetière (Attribution et renouvellement de concessions, envoi plan concession et accord pour travaux aux pompes funèbres)

Gestion administrative
- Enregistrer le courrier " arrivée " sur logiciel Open demande (ouverture du courrier postal, relevé de la boîte mail, réception du courrier pour le service de l'urbanisme, scanne et enregistrement) ;
- Gérer les courriers RH de départ notamment les réponses à candidatures
- Agrémenter la Cvthèque
- Gérer l'agenda de réservation des salles de la mairie pour réunions municipales ;
- Suivre les campagnes de dératisation, chenilles processionnaires du chêne et du pin, (Information à la population par envoi communiqué à la presse, service communication mairie et enregistrement des inscriptions) ;

Secrétariat des élus (mission en collaboration avec la responsable du service population)
- Gérer l'agenda des élus et les astreintes élus/services techniques
- Mettre en forme les courriers du Maire et de la direction et en assurer la diffusion
- Gérer et assurer le suivi des ouvertures dominicales ainsi que des demandes de liquidations (Commerces).
- Assurer la gestion du conseil municipal et du CA du CCAS
- Mettre en forme et suivre le chrono des arrêtés, et décisions du maire et assurer leur publicité
- Assurer la diffusion de l'ensemble des convocations des commissions internes municipales, du CST
- Gérer le calendrier des instances et sa diffusion

Experience : 6 Mois

Compétences : Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer un accueil téléphonique, Identifier, traiter une demande client

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.