Secrétaire Technique de Direction H/F - Ergos Opio - 06

Votre agence ERGOS située à GRASSE, filiale du groupe Actual spécialisé dans le travail temporaire, le placement et l'insertion professionnelle recrute pour l'un de ses clients une secrétaire technique de direction (H/F).

Vos Missions :
- Gestion des appels téléphoniques et des emails.
- Rédaction de correspondances avec les clients sur les travaux réalisés.
- Création de reportages photo pour envoyer aux maîtres d'oeuvre et clients.
- Connexion à des plateformes pour le dépôt d'attestations et de documents légaux.
- Préparation des dossiers d'appel d'offre.
- Suivi dans la gestion de notre compte auprès de la déchetterie.
- Archivage et classement des documents.

Fournisseurs :
- Enregistrement des commandes manuelles et en ligne.
- Réservation de matériel en location.
- Suivi des stocks en l'absence du service gestion.

Contrôle des stocks :
- Vérification mensuelle de la cohérence des stocks et ajustements nécessaires.

Gestion des clients :
- Élaboration des devis dans le logiciel Sage Batigest.
- Préparation des plannings d'intervention pour divers services.
- Suivi des heures (fichier Excel) et des matériaux utilisés pour chaque chantier (logiciel BATIGEST).
- Rédaction des rapports mensuels et comptes-rendus pour les clients.

Facturation clients :
- Édition et envoi des factures selon différents rythmes de facturation (ponctuel, mensuel, trimestriel).
- Suivi des paiements clients et relances en cas de retard.

Relance clients :
- Envoi de relances pour les paiements en retard et gestion des dossiers contentieux si nécessaire.

Bilan :
- Valorisation des TEC.
- Valorisation des PCA et acomptes clients.
Bilan fin d'année et situation au 30 juin.

Nous recherchons une personne expérimentée dans l'utilisation des logiciels de gestion BTP (BATIGEST), possédant des compétences en comptabilité et en contrôle de gestion, polyvalente et proactive. Elle devra faire preuve d'un excellent sens de l'organisation.

Secrétaire de direction, vous êtes attaché au Directeur de la société. Vous êtes également en étroite collaboration avec le service comptable et le service RH.

Horaires : 9H-12H30 / 13H30-17H Du lundi au Vendredi

Compétences requises :
- Titulaire d'un diplôme de gestion
- Maîtrise du logiciel Excel obligatoire
- Maîtrise de la langue anglaise et française

Actual group est un groupe français, à la vision résolument humaniste, qui milite chaque jour pour faciliter le droit au travail pour tous. Organisé autour de 4 métiers, travail intérimaire, recrutement, accompagnement et formation, le groupe a développé depuis 30 ans une véritable expertise dans l'accompagnement des personnes vers l'emploi sur l'ensemble du territoire, à travers des solutions pour l'emploi et le développement des compétences. Ergos, Numéro 1 de l'intérim d'insertion en France.