ou une Gestionnaire en Charge des Représentations 15358-25 H/F - Conseil Régional d'Ile de France Saint-Ouen-sur-Seine - 93

MISSION 1 : Réalisation de courriers en lien avec les encadrants N+1 et N+2

Rédaction de courriers simples de notification, de courriers protocolaires, réponses aux sollicitations de particuliers, en effectuant les recherches documentaires nécessaires et le publipostage

Suivi des courriers et réponses selon le circuit de validation du logiciel d'enregistrement des courriers "Elise »

MISSION 2 : Appui au service

Appui au Bureau des Représentations en cas de pics d'activités en qualité de binôme des autres gestionnaires du Bureau des Représentations

Aide à la gestion administrative des stagiaires de la DPCR

Participation à la rédaction d'arrêtés de délégation

MISSION 3 Secrétariat de membre de l'exécutif

Gestion d'agendas (planning détaillé quotidien, prise de rendez-vous, organisation de réunions, préparation de réunions des commissions et séances CP CR,

Gestion de fichiers contacts dans le respect des règles RGPD

Gestion des courriers via le logiciel d'enregistrement des courriers Elise, des courriers et courriels

Rédaction et/ou frappe de courriers, de comptes rendus, recherches documentaires et suivi de l'actualité en lien avec la délégation d'élu

MISSION 4 : Activité de classement, archivage et recherche

Classement courant, photocopies, et mise en place d'un système d'archivage

Recherche d'information en fonction des besoins

- Connaissance de l'environnement public et du fonctionnement des collectivités territoriales
- Connaissance du fonctionnement de la collectivité régionale
- Maîtrise des procédures administratives
- Principes rédactionnels des notes, comptes rendus et courriers
- Parfaite maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Connaissance des logiciels Word, Excel, Outlook et d'enregistrement des courriers Elise
- Notions d'organisation et de gestion du temps
- Expérience souhaitée de collaboration avec des élus
- Formation en secrétariat (BTS secrétariat) et/ou expérience confirmée de secrétariat ou d'assistanat de direction
- Organiser, gérer, anticiper,
- S'adapter au changement,
- Faire preuve de fiabilité et de discrétion
- Rendre compte,
- Faire preuve de réactivité,
- Garantir la confidentialité

Sous l'autorité de la responsable du Bureau des Représentations, vous assurez la gestion et le suivi administratif de membre de l'exécutif ainsi que pour la Direction du Protocole, du Courrier et des Représentations (DPCR)