Gestionnaire de Dossiers Frais de Missions H/F - Agence de la Biomedecine Saint-Denis - 93

Environnement du poste

La direction administrative et financière (DAF), qui compte 21 collaborateurs, est garante du bon fonctionnement de l'établissement et de la sécurisation des procédures concernant l'ensemble du périmètre relatif aux finances, aux budgets, aux achats, aux frais de mission et aux aspects environnement de travail, de type services généraux.
Le poste est actuellement rattaché au Pôle Frais de mission, qui sera amené à fusionner avec le Pôle Environnement de Travail de la DAF.
Dans le respect de la réglementation et des procédures, la/le gestionnaire de dossiers participe à la mission de service quotidien aux agents de l'Agence. Elle/Il a notamment pour mission de prendre en charge sur le plan administratif et opérationnel, les déplacements professionnels des collaborateurs permanents et occasionnels de l'Agence : billetterie et remboursement des frais de mission.

Missions principales

- Met en oeuvre la mission de Frais de mission au sein de l'Agence :
- Appliquer le décret et les arrêtés fixant les modalités des frais de déplacement ;
- Appliquer la politique voyage interne à l'Agence et participer à son animation ;
- Diffuser les informations sur les nouvelles procédures et leur mise à jour (mise à jour espace DCLIC) ;
- Être l'interlocuteur de niveau 1 des fournisseurs, sous la responsabilité du responsable de pôle ;
- Participer au reporting de cette mission.
- Commande les billets et gère les ordres de mission et les notes de frais :
- Contrôler les demandes de billets via DOMINO
- Réserver les billets via les 2 canaux possibles : la plateforme de réservation mise à disposition par l'agence de voyages (OnLine) et des demandes de réservation auprès de l'agence de voyages par mail (OffLine)
- Créer et/ou mettre à jour les profils sur la plateforme de réservation en ligne
- Établir les ordres de mission et les décisions pour les intervenants extérieurs
- Constater la livraison des billets, contrôler les factures/avoirs au regard des commandes passées
- Enregistrer les factures/avoirs sur le serveur pour faciliter leur traitement en lien avec l'Agence Comptable
- Traiter les demandes d'avances sur frais
- Contrôler les notes de frais tout en gardant l'objectif d'optimiser les délais de paiement
- Contrôler et saisir les états de frais et les justificatifs des intervenants externes
- Créer et mettre à jour, pour les externes, les fiches matricules et fournisseurs
- Sous la responsabilité du responsable de pôle, contrôler les relevés

- Participe à la mission transversale de la DAF de « service » aux agents :
- Participer aux objectifs de « service clients » de la DAF auprès des agents de l'Agence

Relations fonctionnelles

En relation avec l'ensemble des services et directions de l'Agence, les intervenants extérieurs et le titulaire du marché billetterie.

Spécificités et contraintes du poste

- Une grande réactivité pour gérer les éventuelles urgences et problèmes liés aux déplacements
- Une vigilance sur les demandes et la nécessité de collecter des informations pour traiter au mieux ces
demandes
- Une rigueur dans l'application des règles internes et règlementaires
- La continuité de service

Connaissances, compétences et aptitudes

Diplômé(e) d'un baccalauréat ou d'un équivalent, vous justifiez d'une expérience professionnelle significative dans le milieu du voyage ou d'un poste équivalent. La maîtrise des outils informatiques tel que Microsoft Windows, Outlook, Word et Excel est indispensable. La connaissance de « SAP Concur » est un vrai plus ainsi qu'une expérience sur un outil de gestion des frais de déplacement.

Ce poste nécessite un esprit rigoureux, organisé, un bon relationnel, une bonne écoute et de la pédagogie. Il faut également savoir faire preuve d'efficacité, de réactivité et de discrétion.

Le sens du service est une qualité indispensable pour accomplir toutes ces missions.

Experience : 2 An(s)

Compétences : Utilisation de logiciels de réservation, Contrôler la conformité des données, Accueillir, orienter, renseigner un public, Développer et fidéliser la relation client, Effectuer une réservation, Gérer des réclamations et litiges, Mettre à jour un dossier, une base de données, Prévenir et résoudre les conflits, Utiliser les outils numériques, Maîtrise Pack Office et logiciel "SAP Concur"

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.