Secretaire de Direction H/F - Madiv'prestations Le Lamentin - 972

Dans le cadre d'un remplacement de congés, nous recherchons une secrétaire de direction pour effectuer les tâches suivantes :
- 1- secrétariat
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat
o Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
o Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
- Dispatcher le courrier reçu
- Expédier le courrier départ (achats de timbres, affranchissement recommandé...),
- Gérer le matériel
- Classer et archiver les documents
- Assurer la gestion administrative de l'entreprise

2- SECRETARIAT DE LA DIRECTION

- Gérer les rendez-vous de la direction
- Gérer les agendas (ateliers, réunions et événements) de la direction
- Réservation de voyages d'affaires
- Mettre en forme des documents : études, textes, présentation PowerPoint et tableaux
o Saisie des tableaux statistiques et des fiches documentaires
o Préparer les supports, assurer la logistique
o Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Rédiger des courriers
- Garantir le fonctionnement efficace de l'activité de la directrice générale et contribuer à l'organisation de la vie interne,
- Déplacements professionnels
o Effectuer des déplacements via le véhicule de service à la demande de la Direction
o Achats fournitures, produits d'entretiens, eau, etc.

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Permis : B - Véhicule léger exigé

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Services administratifs combinés de bureau

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.