Assistant de Direction - Direction Générale H/F - Sciences Po Paris - 75

Sous la responsabilité de Luis Vassy, Directeur de Sciences Po et du Directeur de cabinet, vous contribuez à la gestion courante de la Direction générale et garantissez son bon fonctionnement.

Vous aurez un rôle d'interface privilégié pour le réseau du Directeur et de l'établissement, interne comme externe, national et international. Vous assurerez notamment les missions suivantes :

Gérer le courrier entrant et sortant :

- Elaboration de courriers : rédaction, traitement et suivi
- Assurer le suivi du traitement des courriers adressés au Directeur et envoyés dans les Directions
- Archiver et classer le courrier entrant et sortant, au format numérique.

Assurer la gestion administrative, budgétaire et logistique de la direction générale :

- S'assurer de la bonne circulation des parapheurs proposés à la signature du Directeur
- Suivre et transmettre à la direction financière les factures de la direction générale
- Vérifier le bon approvisionnement de la direction générale en fournitures
- Veiller à la constitution et à la mise à jour des documents utiles à la direction générale : organigramme, trombinoscope, liste de contacts et adresses utiles, calendrier de la scolarité, capacité d'accueil des principales salles à Sciences Po et localisation, etc.

Assister le Directeur et le Directeur de cabinet dans la préparation, l'organisation et le suivi des réunions des instances dirigeantes :
- Comité exécutif,
- Conseil stratégique,
- Conseil d'administration, etc.

Participer à l'accueil des invités du Directeur et de la direction générale, internes et externes :

- Accueil physique et téléphonique, en français et/ou en anglais.

En lien étroit avec le Directeur de cabinet, contribuer à la conduite de projets transversaux :

- Préparation et gestion de la période annuelle des voeux
- Organisation de séminaires de travail
- Participation à la préparation de conférences organisées à Sciences Po.
- Contribuez ponctuellement à la gestion de l'agenda du Directeur de cabinet :
- Organisation de réunions internes et externes
- Accueil des invités
- Réponse à certains mails/appels téléphoniques.

N.B : les activités listées ci-dessus sont susceptibles d'être modifiées / enrichies en fonction de l'évolution du service et des problématiques qui lui sont rattachées.

- De formation Bac +2/3
- Expériences significatives réussies (d'au moins 5 ans) sur un poste similaire, dans des environnements exigeants
- Excellentes qualités rédactionnelles (notamment orthographe) et de synthèse
- Gestion budgétaire
- Très grande rigueur, sens de l'organisation et capacité d'anticipation
- Capacité à hiérarchiser ses priorités
- Réactivité et capacité à travailler sur des sujets transverses et passer rapidement d'un sujet/dossier à l'autre
- Excellentes qualités relationnelles, disponibilité, sens du service et de l'accueil
- Sens aigu de la diplomatie et de la confidentialité
- Dynamisme et état d'esprit positif
- Esprit d'initiative, polyvalence, autonomie
- Disponibilité et sens du service
- Travail en équipe et en mode collaboratif avec les autres directions
- Bon niveau d'anglais (communication orale et écrite : conversation au téléphone, accueil d'invités étrangers, réponse à un mail pour accepter ou décliner une invitation, etc.)
- Un intérêt pour le secteur de l'enseignement supérieur et notamment de Sciences Po est un atout.

Avantages :

- Télétravail (1 ou 2 jours/semaine)
- Rémunération fixe sur 12 mois et primes
- 40 jours ouvrés de congés payés par an
- Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance)
- Prise en charge de 55 % des frais de transport et/ou forfait mobilité durable (475 €/an)
- Titres Restaurant Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire
- Offre sociale et culturelle du CSE

Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Comprendre son temps pour agir sur le monde. Sciences Po est une université de recherche internationale, ouverte sur le monde, qui se place parmi les meilleures en sciences humaines et sociales. Présente depuis plus de 150 ans, elle délivre sur ses sept campus une formation fondamentale dans cinq disciplines : économie, droit, histoire, sociologie, science politique. Pour contribuer à son essor, Sciences Po s'appuie sur des femmes et des hommes de talents dont la pluralité constitue une véritable richesse. Cette communauté de travail partage de profondes valeurs d'humanisme et des engagements affirmés en faveur de l'égalité des chances, la diversité et la transition environnementale. Quelle que soit votre expertise, travailler à Sciences Po, c'est mener une mission qui a un impact, un sens et une utilité collective.

Comprendre son temps pour agir sur le monde. Sciences Po est une université de recherche internationale, ouverte sur le monde, qui se place parmi les meilleures en sciences humaines et sociales. Présente depuis plus de 150 ans, elle délivre sur ses sept campus une formation fondamentale dans cinq disciplines : économie, droit, histoire, sociologie, science politique. Pour contribuer à son essor, Sciences Po s'appuie sur des femmes et des hommes de talents dont la pluralité constitue notre richesse. Cette communauté de travail partage de profondes valeurs d'humanisme et des engagements affirmés en faveur de l'égalité des chances, la diversité et la transition environnementale. Au sein d'un environnement de travail stimulant, nous vous proposons de relever des défis passionnants dans l'un de nos 90 métiers. Quelle que soit votre expertise, travailler à Sciences Po, c'est mener une mission qui a un impact, un sens et une utilité collective.