Gestionnaire Achats et Exploitation H/F - Fédération Hospitalière de France Tarare - 69

Descriptif

Statut : Contrat à Durée Déterminée du 13 janvier au 30 septembre 2025

Temps de travail : Temps plein (100 %)

Horaires : Du lundi au vendredi, 37.5 heures hebdomadaires

Intitulé du poste

Adjoint Administratif Achats et Exploitation

Résumé du poste

L'Adjoint Administratif, rattaché au service des Achats et de l'Exploitation, joue un rôle clé dans la gestion administrative, budgétaire et logistique du service. Il/elle assure le suivi rigoureux des commandes, des factures et des contrats tout en contribuant à l'optimisation des processus et à la coordination avec les différents acteurs internes et externes.

Missions principales

1. Gestion des commandes et des engagements

- Création, modification et liquidation des commandes.

- Ajustement des engagements annuels selon le "réalisé" par service.

- Gestion des commandes et des stocks pour les événements organisés par la direction.

2. Suivi financier et administratif

- Réception, contrôle et traitement des factures via les outils numériques (Chorus, mails, courriers).

- Suivi des contrats et marchés en lien avec la facturation.

- Gestion et suivi des charges rattachées.

3. Analyse et reporting

- Suivi d'indicateurs mensuels de performance (KPI).

- Mise à jour et suivi d'un tableau de bord pour les engagements et prévisions budgétaires 2025

- Contrôle strict du respect des budgets alloués.

4. Gestion des relations fournisseurs

- Création fiches fournisseurs dans les bases de données.

- Relances et suivi des fournisseurs

5. Logistique

- Gestion du courrier

- Coordination avec les autres services (logistique, RH, services financiers).

6. Amélioration continue

- Proposition d'optimisations pour les processus administratifs, budgétaires et logistiques.

Position hiérarchique

Sous la supervision directe du Responsable Achats et Exploitation HNO-TAG.

Relations professionnelles

Interactions régulières avec :

Le Responsable Achats et Exploitation.

Les responsables et gestionnaires administratifs des autres services.

Les fournisseurs et prestataires externes.

Compétences clés

Savoir-faire

Maîtrise avancée des outils bureautiques et informatiques (Excel, ERP, logiciels de dématérialisation tels que Chorus).

Gestion rigoureuse des budgets et des processus de facturation.

Analyse et production de tableaux de bord

Connaissances en gestion contractuelle et juridique (idéalement marchés publics).

Gestion efficace des priorités et respect des délais.

Savoir-être

Organisation et gestion optimale du temps.

Capacité d'adaptation et résilience face aux imprévus.

Sens relationnel et aptitude à travailler en équipe.

Discrétion et respect de la confidentialité des données.

Polyvalence et réactivité.

Qualifications et expériences

Qualifications

Diplôme en administration, gestion ou domaine connexe.

Expérience

Expérience dans un poste similaire 2 à 3 ans appréciée

Connaissance des outils et processus de facturation/dématérialisation.

Conditions matérielles de travail

Poste basé dans un bureau partagé, équipé des outils informatiques nécessaires.