Office Manager H/F - Ela Technology Paris 8e - 75

ELA Technology est une Entreprise de Services du Numérique (ESN) spécialisée dans les solutions IT innovantes. Nous accompagnons nos clients dans leur transformation digitale en leur offrant des services de qualité et des solutions sur mesure.
Description du poste :
Nous recherchons un(e) Office Manager expérimenté(e) pour rejoindre notre équipe dynamique. Le/la candidat(e) idéal(e) aura une expérience significative dans la gestion de bureau et sera capable de gérer efficacement les opérations quotidiennes de notre entreprise. Ce poste est sous la direction du PDG et en étroite collaboration avec le Directeur Administratif et Financier (DAF) et le Responsable des Ressources Humaines (RARH). L'Office Manager est le noyau central des activités administratives, comptables, commerciales et RH. Votre rôle se répartit en plusieurs axes :

1. Axe Administratif :
- Gérer les opérations administratives quotidiennes du bureau.
- Coordonner les services généraux (fournitures, équipements, etc.).
- Organiser et planifier les réunions et événements internes.
- Assurer la liaison avec les fournisseurs et les prestataires de services.
- Gérer les budgets et les dépenses du bureau.
- Veiller à la conformité des politiques et procédures de l'entreprise.
- Coordonner les services sourcing, commercial, direction et services généraux.
- Assurer la communication et la coordination entre les différents départements.
- Faciliter la collaboration et le partage d'informations.

2. Axe Comptabilité :
- Effectuer le suivi comptable en collaboration avec le DAF.
- Suivi des factures et des paiements fournisseurs et prestataires.
- Gestion des paiements et des relances.
- Suivi des fournisseurs et prestataires pour résoudre les éventuels litiges.
- Gérer via l'outil Provigis la conformité des réglementations (type URSSAF).
- Gestion des frais des collaborateurs :
o Suivi et validation des notes de frais.
o Gestion des remboursements et des avances de frais.
o Mise en place de politiques de gestion des frais.

3. Axe Ressources Humaines :
- Recrutement et intégration des nouveaux employés.
- Gestion des dossiers formations
- Gestion des dossiers du personnel et des contrats de travail.
- Gestion administrative du personnel :
o Suivi des absences et des congés.
o Gestion des formations et du développement des compétences.
o Mise à jour des bases de données du personnel.

4. Axe Appels d'Offres :
- Répondre aux appels d'offres publics :
o Préparer et soumettre les dossiers de candidature.
o Assurer la conformité des documents soumis.
o Coordonner avec les différentes parties prenantes pour rassembler les informations nécessaires.
o Suivre les échéances et les résultats des appels d'offres.

5. Gestion du parc informatique :
- Superviser l'inventaire et l'entretien du matériel informatique.
- Assurer la disponibilité et la fonctionnalité des équipements pour les employés.

Compétences attendues :
- Maîtrise de l'outil Boond Manager ou d'un ERP similaire pour la gestion de la comptabilité et de la paie.
- Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
- Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale.
- Maîtrise des outils bureautiques (MS Office, etc.).
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
- Esprit d'équipe et capacité à travailler dans un environnement dynamique.
- Connaissance approfondie des outils tels que Provigis.
- Capacité à former et à assister les autres membres de l'équipe sur l'utilisation de ces outils.

ELA Technology est un cabinet de conseil spécialisé dans les métiers de la banque. Nous intervenons de manière transverse sur des problématiques Big Data, Paiement et Digital.

Big Data, Paiement, Digital, MOA-MOE, Finance, Front Office, Back Office, Cash Management, Risk Management, Trade Finance, JAVA J2EE, Infrastructures, Systèmes d'informations sont une partie de nos spécialisations.

Nous accompagnons de nombreuses DSI de Grands Groupes, PME mais aussi TPE en leur proposant des solutions informatiques innovantes.

Notre organisation agile dans l'ère numérique, notre expertise métier ainsi que notre veille technologique permanente sont nos atouts et font de nous un partenaire de confiance, à la pointe de la technologie.

Notre stratégie de recrutement est fondée sur la volonté de créer une relation de confiance durable avec nos futurs collaborateurs. En effet, notre équipe dynamique est le reflet de notre groupe et le moteur de notre activité. Nous recherchons chaque jour des femmes et des hommes qui partagent nos valeurs et souhaitent participer à notre belle aventure...