Assistant Administratif et Technique H/F - GRH FRANCE CONSULTING Entraigues-sur-la-Sorgue - 84

La mission de l'Assistant(e) Administratif(ve) & Technique est d'établir / de gérer / de suivre les documents administratifs, d'effectuer les commandes nécessaires à chaque étape des travaux, et d'organiser la logistique.

Fort de son expérience, de sa maîtrise du métier et/ou des compétences acquises au sein de la société, elle doit respecter les codes et procédures dans son service, faire preuve d'une grande polyvalence avec la réalisation de missions transversales sur les projets confiés, et, d'assurer la bonne transmission des informations de ses missions.

L'Assistant(e) Administratif(ve) & Technique se doit de :

AU NIVEAU ETUDES / PREPARATIONS :
- Gérer / suivre la gestion administrative du marché (SST, client).
- Gérer les pièces administratives des dossiers SOUS-TRAITANTS en gestion
- Assister à la réunion hebdomadaire de planning de charges.
- Respecter et faire respecter la bonne tenue des dossiers d'études dans l'architecture réseau.
- Renseigner les bordereaux de commandes quincailleries / portes / mobiliers / électroménagers de récurrents, en collaboration avec les Chefs de Projets et Conducteurs de Travaux.
- Gérer la consultation des fournisseurs de matériaux, loueurs, transporteurs, en collaboration avec les Chefs de Projets BE et Conducteurs de Travaux.
- Négocier et assurer la contractualisation et le suivi des commandes / contrats qui lui sont confiés dans le respect des délais et des budgets, accompagné des Chefs de Projets et Conducteurs de Travaux.
- Tenir à jour la base de données des SST et fournisseurs.
- Gestion des commandes avec suivi des bons de livraison et réception des commandes au dépôt / bureau / chantier.
- Créer et maintenir à jour dans le dossier MATRICE, les tableaux SOURCE des bennes / intérimaires / commandes /..., renseignés par le Conducteur Travaux.
- Récupérer les tableaux des bennes et des intérimaires renseignés par le Conducteur Travaux, et contrôler la facturation correspondante.
- Réaliser les demandes administratives liées au chantier.

AU NIVEAU TRAVAUX :
- Gérer les ouvertures de comptes pour les intérimaires, nacelles, et locations diverses.
- Contrôler la facturation des commandes passées (agences intérims, loueurs...)
- Récupérer / classer les éléments et documents pour l'organisation de la VIC et des échanges CSPS et SST.
- Rédiger les PPSPS de SC CONSULT
- Réservation des Logements / hôtels des CONDUCTEURS et de l'équipe travaux
- Suivre les bons de livraison, en récupérant auprès des Conducteurs Travaux, leur retour/ validation sur les livraisons de colis / marchandises / transports.
- Suivre et mettre à jour le stock, avec une limite « stock de sécurité ».
- Contrôler la disponibilité des éléments des listes de chargement « BASE VIE » et « CLIENT type, et, organiser le transport.

Bac +2 minimum : spécialisation Etude et Economie de la Construction, Gestion d'entreprise, Ecole de commerce.
- Connaissances techniques en second oeuvre (dans le Retail ou dans les ERP serait un plus).
- Excellente maîtrise du Pack Office / MICROSOFT 365.
- Maîtrise AutoCAD serait un réel plus.
- Maîtrise des outils en ligne (internet, centrale de réservation, tutos, recherches google...).

Qualités requises :
- Intègre et sens aigu de l'Ethique.
- Discrétion et confidentialité.
- Capacités d'écoute, d'analyse, et, de motivation des équipes.
- Être méthodique, polyvalent(e), adaptable (compris imprévus), et organisé(e).
- Capacité à hiérarchiser les tâches.
- Capacité à travailler en équipe.
- Respecter et faire respecter les codes et procédures internes.
- Capacité à communiquer et à confirmer la transmission des informations par un écrit soigné.
- Être force de proposition pour dénouer des situations complexes.
- Instaurer une bonne communication, et, animer une convivialité au sein de l'équipe.
- Ponctualité (rendez-vous, réunions).

Expérience minimum de 2 ans à un poste similaire.

Au-delà de l'expérience qui reste indispensable (minimum 4 ans), nous recherchons des qualités personnelles et professionnelles assurant une intégration réussie dans une équipe jeune et dynamique.

SC CONSULT est une entreprise spécialisée dans le secteur de l'aménagement de magasins en tout corps d'état qui travaille avec des enseignes internationales en phase d'expansion. C'est une entreprise familiale de tout premier plan et qui évolue depuis 10 ans, elle souhaite accélérer son développement en s'appuyant sur les nombreux talents qui la composent. Pour l'accompagner dans sa croissance et lui permettre de relever les formidables challenges à venir, elle recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Technique H/F en CDI.

Sous la direction du Responsable Etudes & Conceptions, l'Assistant(e) Administratif(ve) & Technique assure sur son périmètre d'actions l'accompagnement du Chef de projets BE et le Conducteur Travaux dans la préparation et la gestion des chantiers.