Assistant de Direction H/F - Ville de Lyon Lyon 7e - 69

Au sein de cette délégation, la Direction des Sports, qui comprend 450 postes permanents, est en charge de l'exploitation, de l'entretien et de la mise à disposition auprès des usagers des 340 sites sportifs répartis sur la Ville, de l'organisation d'animations et actions pédagogiques à caractère sportif et de l'appui au développement des clubs sportifs.

Sous la responsabilité directe du Directeur, vous l'assisterez dans ses fonctions. Vous participerez activement au suivi de l'activité administrative de la Direction, à l'élaboration des actes, documents et supports nécessaires au bon fonctionnement de l'ensemble des services. Elle est également en appui du comité de direction (CODIR).

Vos missions seront les suivantes :

1. Accueil physique et téléphonique de la Direction des Sports

2. Gestion de l'agenda du Directeur et des opérations liées au courrier entrant-sortant
- Organisation, planification et anticipation de réunions et entretiens, mise en forme et préparation des supports pour les réunions (CODIR...)
- Suivi du courrier quotidien : réception, enregistrement, diffusion, envois...
- Traitement et suivi des courriers signalés, suivi des parapheurs et autres envois dans les services

3. Mission de secrétariat pour le Directeur et les Responsables de services
- Mise en forme et rédaction de courriers, notes de service, rapports aux élus,
- Copies, classement, organisation des bases de données partagées
- Suivi et mise à jour des organigrammes, listes diverses pour le Directeur et le CODIR
- Appui à la réalisation de support de présentation, appui à la préparation de réunions complexes...

4. Suivi des rapports au Conseil Municipal et Commissions diverses : En contact étroit avec les Responsables de services concernés de la Direction, préparation des rapports, mise en forme des documents, suivi du circuit des visas, transmission formalisée aux participants

5. Gestion administrative de la Direction
- Gestion des stocks de fournitures de bureau pour l'ensemble des services de la Direction
- Référent Archivage en lien avec la Direction des Archives Municipales
- Référent Documentation : suivi des abonnements et lien avec le réseau Métropole-Ville
- Suivre les demandes de gestion de relations usagers et les dossiers de « dépôt de plainte » de la direction des sports
- Appuyer le secrétariat des activités Héhop en cas de besoin

Savoir et savoir-faire attendus :
- Maîtrise totale des outils bureautiques : Pack Office+ PowerPoint+ Outlook
- Connaissance du contexte Ville de Lyon souhaitée et des outils VDL notamment GDélib
- Connaissance du cadre de la comptabilité publique
- Rigueur, méthode et grand sens de l'organisation
- Aptitudes rédactionnelles et de synthèse
- Organiser et faciliter la vie professionnelle des cadres
- Accueillir et orienter les interlocuteurs

Qualités requises :
- Disponibilité
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Rigueur et méthode
- Dynamisme et réactivité
- Gestion de l'urgence
- Aptitude au travail en équipe et qualités relationnelles
- Sens de l'initiative et autonomie

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels. Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l'équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l'écoute de ses habitants. Pour accompagner ces projets, la Ville de Lyon bénéficie d'un budget de 800 millions d'Euros et de l'engagement d'une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.

L'essence de la Délégation générale Jeunesse, éducation, enfance, sports et inclusion est de rendre un service public de qualité et de proximité aux habitants-es, et plus particulièrement aux plus jeunes, aux plus anciens et aux plus fragiles, grâce à 4 500 agents-es oeuvrant quotidiennement au service de plus de 650 équipements municipaux