Secrétaire du Bâtiment à Temps Partiel H/F - Pôle Emploi Kogenheim - 67

Vous êtes chargé(e) d'assister le chef d'entreprise dans la gestion et l'organisation administrative quotidienne de la structure, à savoir :
- Recevoir et traiter les appels des clients, fournisseurs et autres interlocuteurs de l'entreprise
- Accueillir les clients, fournisseurs et autres interlocuteurs de l'entreprise
- Traiter et répondre aux courriers et mails
- Rédiger divers documents (compte-rendu de réunion, présentation, note de service, formulaire...)
- Classer les documents et informations selon les procédures d'archivage
- Préparer les déclarations et autorisations nécessaires à la mise en oeuvre du chantier
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des visites de chantier
- Préparer les dossiers-marché au responsable de l'exécution
- Préparer les dossiers d'appels d'offres
- Réaliser un suivi administratif et comptable des devis, commandes et facturation

Vous serez également en charge de la mise à jour du site Facebook de l'entreprise.

Le poste requiert de l'autonomie, de la rigueur et de l'organisation.

Les horaires sont à définir mais votre présence sera requise tous les jours du lundi au vendredi.

Experience : 2 An(s) - secrétariat assistanat

Compétences : Techniques de communication orales, écrites et numériques, Normes rédactionnelles, Techniques de numérisation, Logiciels comptables, Méthode de classement et d'archivage, Procédures d'appels d'offres, Techniques de prise de notes, Répondre à un appel d'offre, Élaborer des tableaux de bord, Réaliser une recherche documentaire, Organiser des déplacements professionnels, Classer des documents, Imprimer des documents techniques, Réaliser une veille documentaire, Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Accueillir, orienter, renseigner un public, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, Mettre à jour un dossier, une base de données, Relayer de l'information, Normes rédactionnelles, Maîtrise des outils bureautique, Sens de la communication

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Travaux de couverture par éléments

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.