Secretaire Medical Service Chirurgie Plastique - Main - Brules H/F - CHU Bordeaux Talence - 33

Missions générales

Accueillir, orienter et renseigner les patients

Planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations etc.)

Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient

Activités principales
- Roulement hebdomadaire, 3 postes : consultation, hospitalisation et saisie

Consultation :
- Prise en charge des rendez-vous physiques, téléphoniques et demandes en ligne, des reports de consultation, des indisponibilités médicales
- Prise en charge des différentes demandes reçues par mail
- Enregistrement des admissions des patients en consultations libérales sur logiciel métier
- Préparation et envoi des dossiers médicaux vers le BCA (versement, réintégration...)
- Préparation des consultations du jour
- Gestion des convocations des consultations post-opératoires
- Réception et distribution du courrier
- Numérisation des courriers, examens médicaux en vue de consultation et lors des consultations
- Gestion des fiches d'information sur les différentes chirurgies pratiquées dans le service

Hospitalisation :
- Accueil physique et téléphonique des patients et des familles
- Prise en charge des différentes demandes reçues par mail (patients et professionnels de santé)
- Fusion sur Dx Care des lettres de liaison
- Traitement des urgences mains (édition et envoi des certificats ITT et CROP)
- Tri, numérisation et classement des documents médicaux et administratifs
- Tri, traitement et distribution du courrier entrant
- Gestion des dossiers médicaux pour les hospitalisations programmées et pour les sortants
- Préparation du staff hebdomadaire (sortie des dossiers SPARK aux archives, répartition des dossiers dans les services de soins)
- Gestion des archives a (création, versement, numérotation et commande des dossiers médicaux)
- Planification de la réservation des salles de réunion
- Gestion administrative du personnel médical (édition de badges) ; ouvertures des droits Via Trajectoire, mise à jour du papier à entête et des différentes listes de diffusion
- Contrôle et cohérence des données et de la confidentialité
- Gestion des commandes de fournitures du secrétariat d'hospitalisation (Lyréco, reprographie, plein-vide...)

Missions spécifiques :
- TRANSGENDER : Missions liées à la spécialité concernant les patients TRANSGENRE en aide la secrétaire référente de cette mission.

Saisie :
- Saisie des comptes rendus de consultation, des soins externes, certificats médicaux, et documents divers

Compétences professionnelles :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, DXPLANNING, DXCARE)
- Connaissance du secteur médical (Terminologie médicale de base, respect strict des normes de confidentialité)
- Expérience exigée en tant que secrétaire médicale

Qualités personnelles :
- Rigueur et organisation (capacité à gérer plusieurs tâches simultanément en respectant les délais)
- Précision dans la tenue des dossiers médicaux et dans les tâches administratives du secrétariat
- Réactivité et gestion du stress : capacité à s'adapter à des imprévus ou à des situations d'urgence.
- Prioriser les missions en fonction des demandes.

Situé dans une ville attractive, proche du bassin d'Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d'enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.

Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l'Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu'à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.

Situé à Bordeaux, proche de Mérignac, le Groupe Hospitalier Pellegrin est le plus important des sites du CHU de Bordeaux. Il constitue un centre de soins aux compétences et équipements très étendus.