Agent d'Accueil H/F - Métropole Aix-Marseille-Provence Marseille - 13

Vous avez pour missions de :

Assister la chargée de coordination administrative ainsi que le responsable de division dans l'organisation quotidienne du travail et contribuer au bon déroulement des activités du service.

Réceptionner et traiter l'ensemble des demandes transmises au Service (téléphone, email, courrier)

Gérer un portefeuille de redevables

Entretenir des contacts avec les professionnels et les prestataires dédiés.

Contribuer à une bonne circulation de l'information et la transmission de documents à l'interne (courriers, messages électroniques...).

Vous assurez les principales activités suivantes :

Assurer la gestion du guichet unique : accueil téléphonique, email et courriel des professionnels, les prioriser, les orienter et les renseigner.

Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunions et en assurer leur diffusion.

Mettre en forme et valoriser les supports écrits.

Prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service.

Gérer les courriers entrant et sortant dans AIRmess.

Gérer les publipostages

Assurer la gestion administrative en lien avec la facturation des redevables

Renseigner les tableaux de suivi des activités de la division.

Veiller au respect des principales échéances de l'activité.

Collaborer aux dossiers de communication.

Assurer la saisie des timbres amendes.

Planifier et gérer des rendez-vous pour des missions spécifiques.

Vous êtes titulaire d'un grade du cadre d'emplois des adjoints.tes administratifs.ves territoriaux.

Vous connaissez l'organisation de l'institution.

Vous avez des compétences et des connaissances de gestion de l'outil informatique (Word, Excel, Styx, Power Point), Business Object, publipostage, tenu de tableaux de bord.

Vous avez des capacités rédactionnelles afin de rédiger un compte-rendu et en faire part à la hiérarchie.

Vous savez organiser une réunion.

La Métropole recrute un agent d'accueil (F/H) au sein du Pôle Amélioration du Cadre de Vie, à la Direction transition méthode et pratique.