Secrétaire de Bloc Opératoire H/F - CENTRE HOSPITALIER PRIVE DE L'EUROPE Le Port-Marly - 78

Description de la mission :
MISSIONS GENERALES
- Il supervise la programmation opératoire
- Il assiste le cadre de bloc dans la réalisation des plannings des personnels du bloc opératoire (IBO-DE, IDE SSPI, brancardiers internes)
- Il établit et analyse les statistiques internes du plateau technique
- Il assiste le cadre de bloc opératoire dans ses fonctions principales et assure la coordination des tâches lors de ses absences
MISSIONS PRECISES
Gestion des plannings opératoires
- Planification des interventions :
- Paramétrer les vacations dans MEDIBOARD
- Vérifier quotidiennement la planification opératoire (verrouiller les vacations occupées à 100%)
- Préparer et participer à la commission de bloc du mercredi, faire le compte-rendu de cette réunion et mettre en oeuvre les décisions (fermeture de salle, décalage d'interventions, adaptation des plannings du personnel...)
- Réserver les lits de réanimation avec les médecins Anesthésistes. Informer la gestion des lits des transferts de service à mettre en place
- Prévenir les laboratoires d'anatomo-pathologie pour les examens extemporanés
- Gestion du programme opératoire :
- Faire valider le programme quotidiennement au médecin anesthésiste
- Assurer les changements de programme et planifier les urgences
- Diffuser quotidiennement à l'ensemble des intervenants le programme du lendemain
Préparation des plannings du personnel du bloc opératoire
- Réaliser les trames de planning des IBODE, IDE de SSPI et brancardiers du bloc
- Vérifier quotidiennement l'adéquation prévisionnelle entre les plannings et les vacations ouvertes et adapter en conséquence le retour aux vacataires/intérimaires
- Saisir les plannings et éléments variables de paie dans Agile Time (logiciel de gestion des temps)
- Faire les demandes de vacataires / intérimaires
- Alerter en cas d'insuffisance de personnel et anticiper les ajustements à apporter dans la programmation
- Etre force de proposition pour optimiser, au quotidien, le taux d'occupation des vacations et le recours aux personnels vacataires.
Etablissement des statistiques internes du bloc
- S'assure de la fiabilité des données saisies dans Mediboard bloc : suppression des interventions annulées, fermeture des vacations rendues...
- Saisir quotidiennement informatiquement les données des feuilles de suivi du temps de travail
- Analyser les tableaux de bord Clicksense dans le but d'optimiser la gestion
- Etre force de proposition pour modifier la répartition des vacations opératoires
Appui du cadre de bloc
- Réceptionner les colis et accueillir les fournisseurs
- Effectuer les demandes de réparation
- Gérer les besoins en personnel (internes, vacataires, intérimaires...)
- Etablir les listes de garde des infirmiers et des médecins anesthésistes
- Rédiger avec le cadre de bloc les procédures, les notes de service interne et externe, et les distribuer dans les secteurs concernés
- Gérer les appels téléphoniques (labo, chirurgiens, anesthésistes, Société Civile des Médécins (SCM), fournisseurs)
- Assurer le suivi des procédures de commandes spécifiques et ancillaires en prêt
- Contrôler l'adéquation entre le planning des interventions et matériel disponible (Ampli...)
- Communiquer et transmettre les informations à la stérilisation et aux services de soins Profil recherché :
FORMATION
Niveau baccalauréat à licence en gestion ou assistanat avec expérience dans le secteur de la santé
Secrétaire médicale
Est tenu :
D'exercer toute tâche, non mentionnée dans la fiche de poste, liée au bon fonctionnement du service
Au secret professionnel
PROFIL
· Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
· Connaissance de la phraséologie médicale
· Qualités relationnelles
· Esprit d'équipe et dynamisme, de communication
· Disponibilité
· Autonomie

Le Centre Hospitalier Privé de l'Europe est un établissement de santé pluridisciplinaire situé au Port-Marly, en Ile-de-France. Il fait partie du Groupe Vivalto Santé, troisième acteur national de l'hospitalisation privée.
Le Groupe Vivalto Santé, est le 3ème acteur de l'hospitalisation privée en France et est composé d'un réseau de 53 établissements de santé en France, situés dans 9 régions (Bretagne, Normandie, Ile-de- France, Auvergne-Rhône-Alpes, PACA, Bourgogne-Franche-Comté, Pays de le Loire, Nouvelle-Aquitaine et Hauts-de-France).
Le Groupe Vivalto Santé s'est également implanté, depuis 2022, au Portugal, en Espagne, en Suisse, en Tchéquie et en Slovaquie, portant le nombre de 100 établissements à travers l'Europe.
Il s'agit du 1er groupe d'Hospitalisation français à se doter d'une raison d'être et à devenir Entreprise A Mission avec 4 engagements sociaux, sociétaux et environnementaux.
Employeur engagé dans la démarche Handicap (Mission Handicap Groupe et Référent handicap établissement).