Secretaire de Pole H/F - Espace Social Educat Reinsert Feflexion Pontoise - 95

Le cadre de la réalisation des missions est celui du pôle socio-judiciaire/insertion formation qui a vocation à accompagner des personnes placées sous-main de justice au sein du service socio-judiciaire (SSJ) et des personnes éloignées de l'emploi au sein du service formation-insertion (SFI).

Plus particulièrement, la création de ce poste intervient dans le cadre de la loi pour le plein emploi visant des actions de repérage de remobilisation et d'accompagnement (O2R), sur le département du Val d'Oise, des publics particulièrement éloignés de l'emploi afin de faciliter leur réinscription à France travail et leur réintégration progressive sur le marché du travail.

Ces missions s'exercent au sein d'une équipe pluridisciplinaire en lien avec les chef-fes de service, la coordinatrice et les autres pôles et services de l'association et partenaires du territoire.

PRINCIPALES MISSIONS
Réception des appels téléphoniques, traitement et exploitation des informations reçues
Accueil du public se présentant au service
Tri, distribution, affranchissement et enregistrement des courriers entrants et sortants
Constitution de dossiers administratifs des personnes accompagnées
Classement, archivage, numérisation et mise à jour des dossiers dématérialisés en lien avec le RGPD, vigilance générale en lien avec le délégué à la protection des données
Gestion de fonctionnement (plannings, fiches de procédure, protocoles, répertoires, listings, préparation et envois de convocations diverses.)
Gestion de la facturation en lien avec le chef de service et la Direction
Conception et réalisation de supports de communication internes, mise à jour de ces supports en lien avec le chef de service, la Direction et le service communication du siège
Recensement et traitement des informations relatives au personnel et aux salariés en insertion (certificats de compétence, attestations de formation SST, PSC1, HACCP,.)
Suivi du recrutement et des dossiers stagiaires
Plateforme ASP-Agence de Services et de Paiement : enregistrement et mise des informations nécessaires au paiement de l'activité en lien avec la coordinatrice
Plateforme de l'Inclusion ITOU : validation des candidatures et réalisation de la fiche salariée
Plateforme FSE + : saisie des participants et dépôt des justificatifs pour les actions financées (émargements, fiches de liaison, attestations, décisions d'agrément Pôle Emploi.)
Vérification et numérisation des feuilles d'émargement des salariés en insertion
Gestion des bilans des actions financées (tableaux de suivi, rapports d'activité.)
Gestion et suivi de l'affichage obligatoire
Certification QUALIOPI : collecte des données auprès des professionnels du pôle, numérisation des documents et actualisation dans le respect des procédures et de la démarche qualité, en lien avec le Chef de Service
Centralisation des feuilles de congé, de frais, et autres documents validés par la Direction pour transmission au service RH du siège
Suivi de la maintenance du Pôle en lien avec les services généraux / Informatique
Préparation des commandes de fournitures et gestion des stocks
Gestion en lien avec les services généraux de la flotte automobile
Participation aux différentes réunions du pôle / institutionnelles, transmission des ordres du jour en amont et rédaction de compte - rendus
Participation à la réalisation d'événements en lien avec les chef/fes de service, la Direction et le service communication du siège

COMPETENCES ATTENDUES :
Maîtrise des logiciels informatiques (Pack Office)
Polyvalence, sens des priorités et autonomie
Sens de la communication et qualités relationnelles
Organisation, disponibilité, rigueur, loyauté, capacité d'adaptation

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.