Office Manager Holding - BTP Luxe H/F - Caroline LABIA-BONTOUX Paris 3e - 75

Rattaché(e) à la Direction Générale du Groupe, vous aurez la charge du support de l'équipe de la Direction Générale qui regroupe aujourd'hui une quinzaine de personnes. Au coeur des informations, vous serez la plateforme centrale de notre équipe pluridisciplinaire et serez ainsi amené(e) à travailler en appui sur de nombreux sujets liés à la finance/gestion, à l'organisation, aux ressources humaines et à la communication.

Vos missions principales seront les suivantes :

Office Management
- Accueil physique des visiteurs et accueil téléphonique
- Traitement quotidien du courrier et suivi de la boite mail « secrétariat »
- Gestion des commandes de matériel, de fournitures et de consommables
- Gestion des fournisseurs et prestataires de la Direction Générale et plus largement du site de Croisilles (suivi des contrats et des facturations)
- Suivi administratif des flottes mobile et automobile et de la facturation associée
- Administrateur CRM Salesforce, Suite Lucca et Logiciels en e-learning

Assistance à la Direction Générale
- Organisation de réunions, de déplacements, d'événements commerciaux et de séminaires
- Mise en forme de supports de présentations diverses en français et en anglais (séminaires managers, séminaire annuel des cadres, séminaire d'intégration des nouveaux arrivants dans le Groupe, RSE...)
- Assistance à la Direction Générale dans le cadre d'organisation d'événements commerciaux, de déjeuners avec des clients ou des personnalités

Assistance à la Direction financière
- Compilation hebdomadaire des trésoreries de toutes les sociétés du Groupe pour revue par la Finance
- Etablissement des factures de la Direction Générale pour refacturations intragroupe et facturations des Management Fees
- Suivi des factures et des relevés bancaires des SCI
- Suivi des diverses enquêtes ou reporting aux actionnaires, Banque de France ou INSEE en collaboration avec la Direction financière et/ou la DRH

Assistance à la Direction des Ressources Humaines
- Logistique et administration des sessions de formations Groupe
- Suivi du compte VIE Ateliers de France pour les entités à l'étranger
- Participation à l'organisation du stand Ateliers de France aux forums étudiants
- Onboarding des nouveaux arrivants à la Holding et offbording (matériel)
- Communication interne : notes, nominations...
- De formation initiale Bac +3 à Bac +5, vous bénéficiez de plus de minimum 5 ans d'expériences professionnelles en gestion administrative et commerciale, en gestion de PME, ainsi que sur l'assistanat de Direction
- Réactivité, initiative, discrétion, polyvalence et autonomie
- Anglais indispensable
- Maîtrise de la bureautique (Pack Office) et de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication

Notre client, acteur majeur de la restauration du patrimoine haut de gamme en France et à l'international (2700 collaborateurs - 640 M€ CA - 56 sociétés), recherche pour la Holding son Office Manager