ou une Assistante de la Directrice de Cabinet Poste N°A-829 H/F - Collectivité Européenne d'Alsace Strasbourg - 67

- Gérer les différents besoins des collaborateurs de cabinet tels que la gestion des agendas, l'organisation des réunions et des déplacements
- Renseigner et orienter téléphoniquement les interlocuteurs et faire le lien avec les différents services de la collectivité
- Assurer l'accueil physique des rendez-vous ainsi que la distribution de documents en interne en l'absence de l'agent d'accueil
- Apporter une aide sur les dossiers de la Directrice de Cabinet et du Président si besoin (enregistrement, impression etc.)
- Gérer les courriers entrants et sortants via le logiciel Elise et assurer le suivi des parapheurs
- Suivre des demandes particulières des agents
- Rédiger et mettre en forme des courriers, des discours et tous documents à destination interne et externe
- Rédiger des correspondances courantes type
- Assurer la ventilation des courriers et documents divers, son expédition, et classement - rechercher et centraliser toutes informations relatives aux activités du Cabinet
- Contribuer à coordonner l'activité du secrétariat du Cabinet avec celle du secrétariat de la Direction Générale des Services
- Gérer la réservation des salles de réunion du Cabinet

- Communication : Capacité à communiquer de manière claire et efficace, à l'écrit comme à l'oral, avec différents interlocuteurs, tels que les usagers, les collègues et les élus.

- Adaptabilité : Capacité à s'adapter aux changements, aux diverses situations de travail, aux nouveaux défis et aux évolutions au sein de la collectivité.

- Sens du service public : Engagement dans ses missions, respect des valeurs de service public telles que l'intégrité et la confidentialité dans l'exercice de ses fonctions et souci de répondre aux besoins des usagers.

- Ouverture d'esprit : Curiosité intellectuelle, volonté d'apprendre et d'acquérir de nouvelles compétences pour s'adapter aux évolutions de son environnement professionnel.

- Esprit analytique : Savoir collecter, analyser et synthétiser des informations pertinentes pour prendre des décisions (dans le cadre de ses responsabilités), résoudre des problèmes et élaborer des recommandations.

- Organisation : Aptitude à organiser et à structurer son travail de manière efficace, en priorisant ses tâches et en respectant les délais.

- Esprit d'équipe : Aptitude à travailler en collaboration avec les membres de son équipe et à contribuer à un environnement de travail harmonieux et productif.

- Connaissance de son environnement de travail : Cadre institutionnel, enjeux, fonctionnement de la collectivité et outils numériques le cas échéant.

- Capacité à adapter sa posture et travailler sous pression

- Capacité à préparer les dossiers et les documents pour les réunions et les événements

- Maîtrise des procédures et des règles de fonctionnement du Cabinet et de la Direction Générale

- Savoir rédiger et mettre en forme les correspondances et les rapports

- Capacité à assister le Cabinet et la Direction Générale dans la gestion administrative et logistique

Le Cabinet accompagne le Président et les élus dans l'exercice quotidien de leurs mandats. Il est donc un acteur clé des relations entre les élus, la population, les services et les partenaires. Le Cabinet suit les dossiers du Président, conseille les élus, met en oeuvre les décisions prises, coordonne la mise en place des manifestations, gère les urgences et les sujets délicats...