Assistant de Direction Direction Affaires Financières Direction des Services Economiques Direction des Systèmes d'Information H/F - Fédération Hospitalière de France Seclin - 59

Descriptif





Suivi des commandes et liquidations du service informatique et restauration

MISSION :

Descriptif général de la mission



ACTIVITE

TâcheS

Accueil et secrétariat
- Accueil physique et téléphonique pour les Directions concernées
- Appels téléphoniques
- Gestion des relations avec les interlocuteurs internes et externes
- Gestion des agendas
- Prise de rendez-vous
- Organisation de réunions
- Prise de notes et réalisation de comptes rendus
- Enregistrement, diffusion, suivi et archivage du courrier
- Frappe et mise en page de rapports, courriers, comptes rendus, présentations
- Gestion de l'archivage
- Gestion des fournitures et matériels de bureau pour le service
- Réception et orientation des courriers des Directions concernées

Assistance dans l'exercice des missions des directions fonctionnelles
- Dans le cadre des procédures budgétaires et des instances :

o Respect du calendrier prévisionnel

o Regroupement des informations

o Mise en forme, diffusion, photocopies
- Assistance à la préparation des commissions
- Préparation de supports de présentation
- Réalisation de missions ponctuelles
- Rédaction de courrier
- Suivi des baux d'occupation des logements (maison d'hôtes)

Suivi des commandes informatiques et restauration
- Participation à l'élaboration, enregistrement et suivi des marchés.
- Passation des commandes.
- Saisie, liquidation des dépenses.
- Constitution des dossiers de convention et maintenance
- Suivi des dépenses
- Traitements de rejets en accord avec la perception
- Relances et litiges fournisseurs

Profil recherché :

Savoir-Faire et savoir être

Connaissance de l'outil informatique et des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Magh2) et Internet.

Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes

Gérer les agendas

Organiser, planifier et prioriser son travail.

Respecter les échéances.

Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire

Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

Traiter et orienter les demandes de renseignements administratifs.

Maîtrise de la langue française

Sens de l'accueil et capacités relationnelles

Organisation et rigueur

Esprit d'initiative, autonomie, polyvalence

Sens du travail en équipe

Disponibilité

Respect des règles liées à la discrétion professionnelle et au devoir de réserve