Secretaire Medicale - Chefferie de Pole et de Service H/F - Fédération Hospitalière de France Nancy - 54

Descriptif

Descriptif du poste :

Le CHRU recherche un/une Secrétaire Médical(e) Spécificité Chefferie de Pôle et de Service

Quels sont les atouts du poste ?

Si vous êtes fonctionnaire (fonction publique de l'Etat ou des collectivités territoriales) : vous pouvez rejoindre le CHRU par la voie du détachement ou, par mutation si vous exercez vos fonctions en tant que titulaire au sein d'un établissement publique hospitalier.

Si vous êtes recruté en tant que contractuel vous pourrez accéder au statut de fonctionnaire en vous présentant aux concours.

Activités Chefferie de pôle

Gestion des appels téléphoniques / prise de rendez-vous / orientation des appels / messages divers, planning

Assurer l'interface entre les différents interlocuteurs du pôle et le trio de pôle, en interne et en externe dans le respect des règles de confidentialité (CHRU, UGECAM, Direction des sites)

Organiser et participer aux réunions du pôle et du service (planification, convocation, supports, préparation et accueil, rédaction et diffusion compte rendu).

Assurer le suivi des actions du pôle : relevé annuel d'activité, suivi des objectifs du contrat de pôle, organisation des événements du pôle...

Assister au BPE (6 par an- de 19h à 21h)+ saisie des CR

Gérer la communication et la documentation du pôle :

Mise à jour du site internet, signalétique, diffusion des notes d'information.

Alimentation des espaces partagés (activité et travaux, listes de gardes, planning des congés...)

Aider les secrétariats du pôle en cas de besoin (saisie, téléphone)Gestion des mails du secrétariat de pôle

Gestion de l'agenda du chef de pôle et du (de la) cadre supérieur(e) du pôle

Référent GEDOC : mise en ligne, suivi

Toute mission administrative complémentaire à la bonne prise en charge des activités.

Activités « Chefferie de service »

Gestion des mails envoyés par le chef de service

Gestion des RDV administratifs, délégués médicaux

Traitement des courriers et documents liés à l'activité de chefferie de service (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

Accueil téléphonique et gestion des appels

Mise à jour et diffusion des plannings et tableaux de garde des médecins

Gestion des arrivées des internes et étudiants hospitaliers (diffusion du planning, ouverture des comptes, équipements, blouse etc)

Organisation d'examens : DES, ECOS

Suivi et gestion et l'archivage des documents administratifs

Gestion des locaux et des salles de réunion

Gérer administrativement les externes, internes, ACC et éventuels chirurgiens stagiaires (interface entre la DAM, la faculté de médecine et le chef de service) :

Listes

Demandes de modification du paramétrage bureautique du logiciel du DPI

Accueil : accès, tenue, vestiaire...

Transmission plannings de cours

Suivi des demandes d'agrément du service ainsi que des dossiers de renouvellement ou attribution des postes d'ACC

Fiches d'évaluation de stages

Organiser des congrès et autres manifestations : cours, enseignement, séminaires, DIU

Se tenir informé(e) des demandes d'accès dossier

Toute mission administrative nécessaire à la prise en charge des activités du service

Profil recherché :

Maîtrise de la bureautique et des outils institutionnels (Dxcare, DxPlanning, Gesmedic, Word, Excel, outlook...)

Rigueur, autonomie, dynamisme

Maîtrise du vocabulaire médical, de l'orthographe et de la grammaire

Bonnes capacités rédactionnelles et de prises de notes

Dextérité à la saisie des courriers

Connaissance du milieu hospitalier, de l'organisation et du fonctionnement interne de l'établissement

Méthode et organisation dans le travail

Respect de la confidentialité

Respect des procédures et protocoles de I'Établissement

Sens du travail en équipe