Secrétaire Médicale - Service Médecine Intensive - Réanimation H/F - Fédération Hospitalière de France La Tronche - 38

Descriptif

Descriptif du poste :

MISSION ET LIEU D'EXERCICE

Pôle PUMA - Service concerné : Médecine Intensive Réanimation (possibles remplacements sur l'unité UPUMA 11ème C)

Domaine : Secrétariat d'hospitalisation et de consultation avec accueil des familles

Mission de l'unité de Réanimation (Médecine Intensive Réanimation)

Prise en charge du patient en détresse vitale ou en situation de risque vital aigu, du fait d'une ou plusieurs défaillances organiques sévères. Prise en charge de patients inconscients ou sédatés, et le plus souvent lourdement appareillés.

Mission de l'Unité de Soins Intensifs Polyvalents (Médecine Intensive Réanimation)

Accueil de patients présentant un risque évolutif de défaillance aiguë et/ou une prise en charge lourde nécessitant d'être monitorisés. Prise en charge de patients dont l'état au sortir d'une ou plusieurs défaillances vitales est sévère ou instable dans le but de permettre un retour dans une unité d'hospitalisation classique.

Mission du service Unité Post-Urgences

Prise en charge du patient en aval de la prise en charge médicale du Service d'Accueil des Urgences du CHU Grenoble-Alpes

DESCRIPTIF de POSTE

Les tâches sont à exécuter en suivant le référentiel (organisation en place, procédures), le planning et les check-lists afférentes pour l'ensemble de la MIR (Réanimation et Unité de Soins Intensifs Polyvalents) :

Accueil physique et accueil téléphonique, avec actions liées (traitement et transmission de l'information)

Gestion des RDV pour des familles de patients hospitalisés (Outlook), et RDV de consultation post-réanimation, avec envoi de convocation au patient (Easily)

Gestion, tenue à jour, tri et archivage des documents administratifs et médicaux du dossier patient (Easily), avec numérisation, frappe, impression de documents, aide à la préparation des documents de fin d'hospitalisation

Relecture, correction et mise en forme des textes dans le logiciel métier CHA-CC et production des comptes rendus d'hospitalisation (CRH), avec gestion des destinataires, de la diffusion, du tri et de l'archivage

Frappe des CR de consultation et transmission aux destinataires (Easily)

Suivi de l'avancée des courriers des patients sortis et mise à jour des tableaux de mouvements (Excel)

Suivi de l'exhaustivité des clôtures et codage lié à l'activité médicale (Easily)

Réception, tri et envoi/renvoi des courriers

Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identito-vigilance.

Les tâches sont à exécuter lors des remplacements à l'UPUMA sont identiques à celles de la MIR, sans utilisation du logiciel CHA-CC.

Lieux d'exercice : CHU Grenoble-Alpes, site Nord, MIR : Bâtiment NPT RDC Haut et UPUMA : Bâtiment Michallon 11ème étage

Horaires :

Durée journalière de 7H30 de travail par jour (20 minutes accordées pour le temps de repas + 20 minutes de temps de repas sur le temps personnel) du lundi au vendredi inclus. Repas pris entre 12h00 et 14h00.

3 horaires possibles selon le planning : 8h-15h50 ou 9h10-17h ou 10h10-18h (un planning mensuel commun pour les AMA du service).

Contraintes :

Travail en trinôme des secrétaires

Collaboration avec la secrétaire de Chefferie ; prise de la ligne téléphonique de Chefferie le mercredi

Planification des congés permettant la continuité de service ; présence de 2 secrétaires sur 3 minimum en MIR et 1 secrétaire minimum à l'UPUMA

Port de la blouse (ou tenue hospitalière) obligatoire

Possibilité de télétravail suivant validation hiérarchique et fonctionnelle (6 mois minimum après la prise de poste)

Les congés sont validés par l'encadrement.

Conditions particulières :

Astreintes / Gardes / Travail dimanches et jours fériés / Contraintes particulières : non

Profil recherché :

Savoir, savoir-être et savoir-faire

Accueillir avec bienveillance, correction et discrétion, physiquement ou par téléphone, dans les limites du secret professionnel et des droits des usagers du système de santé. L'accueil est à coordonner entre AMA pour une continuité d'accueil téléphonique tout au long de la journée

Communiquer de manière adaptée avec l'ensemble des acteurs (internes ou externes au service)

S'adapter aux organisations de service pour une cohésion pluridisciplinaire

S'organiser pour un travail rigoureux, logique et transmissible ; savoir prioriser et anticiper ses tâches

Se rendre disponible aux sollicitations ; être polyvalent sur les postes accueil/hospitalisation/consultation

Maitriser le logiciel métier (CHA-CC), les logiciels institutionnels (Easily, Cristalnet), de bureautique (Word, Excel, Outlook) et internet

Maitriser l'orthographe, la grammaire, la terminologie médicale et les retranscriptions de dictées

Connaitre les outils et règles de la transmission médicale, du secret médical et du devoir de réserve

Respecter les directives, la confidentialité, les règlements et les chartes de l'institution

Coder et vérifier la transmission des actes

Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles