Assistant·e Fédéral·e Assistant·e de Direction H/F - Fédération des Centres Sociaux LR Montpellier - 34

Missions principales
Sous la responsabilité du délégué fédéral, le-la assistant.e fédéral.e :
- Contribue avec l'équipe à la mise en oeuvre du projet fédéral en lien avec les structures fédérées,
- Assure le support administratif de l'activité globale de la fédération, de son organisme de formation et de l'équipe :
- Accueil et secrétariat (téléphone, courriel, traitement des info, commandes et facturation.),
- Communication (mise en forme et diffusion des documents, web et réseaux sociaux.),
- Gestion des relations avec les adhérents, avec les instances de la gouvernance (préparation des instances et comptes-rendus),
- Suivi administratif (conventions, dossiers subventions, dossiers RH, instances.),
- Comptabilité (suivi bancaire, gestion des notes de frais, lien avec l'expert-comptable.),
- Gestion des formations (suivi de la qualification QUALIOPI, mise en place, suivi et communication des actions de formations, lien avec les OPCO, suivi des inscriptions, facturation...),

Compétences attendues
- Expérience du fonctionnement et de la gestion associative,
- Conception de procédures et d'outils de suivi adaptés à l'activité,
- Maîtrise de la langue, capacité à rendre compte (écrit et oral),
- Maîtrise des outils informatiques de bureautique et de communication,
- Aisance relationnelle, sens de la négociation et des relations partenariales,
- Capacités organisationnelles, autonomie, adaptation et innovation,
- Connaissance souhaitée de l'animation de la vie sociale : fonctionnement, fondamentaux et missions des centres sociaux et espaces de vie sociale,

Contrat - temps de travail et conditions
- Lieu de travail : MONTPELLIER
- Type de contrat : Contrat à durée indéterminée avec une période d'essais de 2 mois renouvelables une fois.
- Durée hebdomadaire de travail : 35h/SEM.
- Salaire indicatif : Selon convention collective ALISFA, qualification : employé
- Emploi repère : Secrétaire
- Pesée : 90 (soit 2 295 € bruts mensuel)
- Expérience : 3 ans minimum dans un poste similaire
- Formation : BTS assistant.e de direction ou équivalent,
- Permis : B - Véhicule léger
- Effectif de l'entreprise : < 9 salariés
- Autres : Complémentaire santé prise en charge à 80 % par l'employeur

Experience : 3 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Législation sociale, Méthode de classement et d'archivage, Modalités d'accueil, Normes rédactionnelles, Planification des tâches et gestion des priorités, Techniques de numérisation, Techniques de prise de notes, Appliquer un cadre juridique ou réglementaire, Archiver des dossiers et documents de référence, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Classer des documents, Collecter et analyser des données, des informations, Créer, organiser ou coordonner un évènement, Définir une stratégie de communication, Gérer un planning, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser des déplacements professionnels, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Piloter une activité, Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier, Réaliser la gestion administrative des contrats, Réaliser la gestion administrative du personnel, Réaliser une veille documentaire, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Relayer de l'information, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles, Utiliser les outils numériques, Gestion du site internet,Gestion et suivi comptable, Préparation de éléments de paie, Demandes de formation auprès de l'OPCO, Gestion et suivi du pôle formation,Suivi et mise en pratique des critères "Qualiopi"

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.