Assistante de Direction H/F - Fédération Hospitalière de France Saint-Chamond - 42

statut de la Fonction Publique Hospitalière. 96 résidents en situation de handicap sont accueillis. Les

personnes accueillies rencontrent différentes situations de handicap : déficiences intellectuelles, TSA

(troubles du spectre de l'autisme), polyhandicap, des troubles psychiques, ou encore des

conséquences d'une maladie neurodégénérative, d'un traumatisme crânien, d'un AVC, sur deux

sites distincts : Saint-Chamond (42400) et La Grand-Croix (42320).

Contrat : Mutation, détachement ou CDI

Responsable hiérarchique : Directeur de l'établissement.

Principales missions de l'assistante de direction :
- Réaliser les tâches de secrétariat du directeur, de l'attachée d'administration hospitalière et

des cadres supérieures. Rédiger les comptes-rendus de réunions.
- Rédiger les documents officiels et gérer la politique de communication suivant les demandes

du directeur.
- Gérer les instances et les événements : rédaction des ordres du jour, des convocations, des

comptes-rendus, préparation des salles, accueil des participants.
- Organiser l'agenda du directeur et prendre ses RDV.
- Répondre aux appels du directeur.
- Gérer les dossiers des assurances.

Activités :

1° Organisation de l'agenda du directeur et accueil

Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du directeur (prise de RDV, courriers, e-mails, congés).

Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.

Accueillir physiquement les rendez-vous.

Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements,

instances).

Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports,

supports de communication, notes diverses pour les réunions).

Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

2° Gestion et archivage des comptes rendus et de la documentation du directeur.

Réceptionner et trier le courrier, le présenter au directeur et à l'attachée d'administration hospitalière.

Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.

Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour

l'information).

Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.

Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus

et des courriers à envoyer.

Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting).

Gérer les notes de frais.

Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des

livraisons.

Assurer le suivi des conditions d'exécution des contrats d'assurance, être l'interlocuteur en cas de

sinistres.

3° Communication

Rédiger des supports de communication (notes de service, correspondances, rapports, comptes

rendus).

Mettre à jour la page linkedin, une éventuelle page Facebook ou un éventuel site internet.

Mettre en page la newsletter des familles et l'envoyer.

Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant

des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes

de son dirigeant).

Diplôme ou qualification :

Bac Pro secrétariat (35054)

BTS Assistant de manager (35047)

Qualités recherchées : travail d'équipe, rigueur, communication, organisation, sens du service public,

capacité d'adaptation.

Conditions de travail :
- Poste à 100 % de temps de travail.
- Présence sur deux sites (Saint Chamond et Grand Croix 20 minutes de distance en voiture).
- Temps de travail : 35 heures

Candidatures (CV et lettre de motivation) à adresser :

MAS LES 4 VENTS - Direction des Ressources Humaines - Rue Haute Garenne

42100 SAINT CHAMOND [email protected]

Descriptif

L'établissement : La MAS les 4 vents est un établissement public médico-social autonome relevant du