Assistant - Assistante de Direction H/F - Pôle Emploi Blancs-Coteaux - 51

Le poste se divise en deux parties :

1) ASSISTANTE SAV (70 % du poste)

- Accueil téléphonique et physique des clients pour les dépannages et les entretiens de matériel
- Gestion du planning des 4 techniciens
- Prise de rendez-vous entretiens annuels
- Envoi et suivi des contrats d'entretien
- Facturation des interventions et entretiens

2) ASSISTANTE DE DIRECTION (30 % du poste)

- Enregistrement et contrôle des factures fournisseurs
- Règlement des factures par chèque
- Enregistrement des virements et espèces
- Dépose des chèques clients
- Préparation de la comptabilité mensuelle pour le cabinet comptable
- Logiciel Esabora : création des dossiers et des clients, création des factures d'acompte et enregistrement des règlements
- Logiciel Zeendoc : enregistrement factures fournisseurs et envoi sur Choruspro des factures clients
- Enregistrement des heures des salariés et préparation des paies
- Déclaration et suivi des congés
- Suivi des véhicules : RDV révision + contrôle pollution + enregistrement consommation et gestion de l'approvisionnement gazoil
- Archivage des dossiers clients soldés
- Commande et suivi stock fournitures de bureau et courses consommables entreprise
- Déplacements quotidiens à la poste, la banque
- Déclaration nouveau salarié, enregistrement et prise de RDV visite médicale
- Déclaration et gestion des formations des salariés
- Renouvellement des dossiers de qualifications professionnelles
- Déclaration et suivi sinistres assurance
- Gestion ponctuelle des livraisons
- Gestion ponctuelle du planning des installateurs

Des connaissances en chauffage et du secteur géographique seraient un plus.

Poste à pourvoir dans le cadre d'un départ à la retraite. Vous travaillez donc 3 jours par semaine dans un premier temps : mardi, jeudi + 1 jour à définir à votre convenance, selon vos disponibilités. Poste à temps complet à compter d'avril 2026.

Démarrage dès que possible.
Heure de prise de poste le matin : 7h30.
Vous serez formé-e en interne durant la prise de poste.

Experience : 5 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer un accueil téléphonique, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Maîtrise de l'informatique, Bonne maîtrise de la gestion du stress, Notions comptabilité, Aisance téléphonique, Orthographe/grammaire

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Travaux d'installation d'eau et de gaz en tous locaux

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.