Assistante de Direction H/F - Fédération Hospitalière de France Castelnaudary - 11

Descriptif

Organiser pour le Directeur et son équipe de direction la réception, le traitement et la circulation de letapos;information, des documents et des communications téléphoniques liées aux relations internes et externes detapos;un secrétariat detapos;une direction générale.

Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions,).

Liaisons hiérarchiques :
- Directeur

Liaisons fonctionnelles :
- Toutes les directions fonctionnelles
- Autres établissements publics et privés
- Autorités de tutelle
- Président de la CME, chefs de pôle, Cadres de santé
- Président de la CSIRMT

Fonctions principales relevant du secrétariat de Direction commun à la Gouvernance
- Accueil et prise en charge téléphonique
- Traitement et orientation des appels et des messages téléphoniques
- Traitement et mise en forme de documents, rapports et courriers après validation du directeur
- Réception, traitement, suivi et envoi des e-mails
- Appui à letapos;organisation des instances hospitalières et extra hospitalières (GHT, GCS,)
- Gestion du planning de la direction
- Enregistrement, tri, diffusion, suivi, classement et archivages des documents : courriers, notes, rapports des documents du secrétariat de direction, du président de la CME et du Président de la CSIRMT
- Réservation et gestion des salles pour la direction.
- Gestion des fournitures du service et matériel de bureau
- Gestion des congés des directeurs et gardes de direction
- Gestion des évaluations des directeurs, primes fonction et résultat
- Suivi des comptes-rendus des comités de direction et comités de direction élargis
- Suivi annuaire interne (téléphone - email- organigrammes détaillés)
- Suivi des conventions liant letapos;établissement à des partenaires extérieurs et mise en forme
- Suivi des dossiers institutionnels (mise en forme, diffusion
- Appui auprès des dossiers relevant des affaires générales et des contentieux avec la DRH-AM, et Finances (veille juridique, suivi des dossiers, mise en forme juridique, archivages, prises de contact, etc)
- Assurer le secrétariat et les comptes-rendus des instances : Conseil de Surveillance, Directoire, Commission Médicale detapos;Établissement, Groupement Hospitalier de Territoire, CSIRMT, autres.
- Suivi de la politique detapos;archivage institutionnelle et des décisions de direction.

Horaires de travail :

Du lundi au jeudi : 08h30-12h00 et 13h30-17h30

Le vendredi : 08h30-12h00 et 13h30 et 17h00

Formation et expériences
- Bac +2 : secrétariat de direction Assistante de direction et administration générale
- Et/ Ou : Expériences significatives en milieu hospitalier, clinique, secteur de la santé, entreprise