Assistant ADV H/F - Cabinet Victoire Bussy-Saint-Georges - 77

- Vous rejoignez une entreprise dynamique bien implantée sur son secteur
- Environnement Pme, vous êtes le point d'entrée pour tous les acteurs : clients, fournisseurs, transporteurs...
- Proche collaborateur du dirigeant, vous avez un rôle de chef d'orchestre et êtes en lien avec tous les collaborateurs (bureau & entrepôt)
- Vous avez en charge le traitement et l'organisation des opérations de vente

Missions

Accueil
- Accueil téléphonique, transmission des appels...
- Accueil physique des clients et fournisseurs
- Traitement des nouveaux prospects, vous êtes leur premier contact
- Enregistrement, traitement, encaissement et facturation des ventes sur places : environ 5 par semaines
- Enregistrement et saisie des achats Rungis : 3 enregistrements par jour maximum

Supervision et saisie des commandes
- Réception et saisie des commandes pour les clients habituels
- Vérification des encours clients
- Suivi des demandes particulières (livraison, conditions de facturation...)

Suivi des livraisons
- Suivi des aléas en livraison
- Suivi des demandes de reprises
- Intermédiaire entre les clients et les chauffeurs
- Retours des chauffeurs, anomalies constatées pendant ou après la livraison
- Management et pilotage des chauffeurs sur la route en fonction des instructions clients, utilisation du logiciel de tournées MTS

Suivi des retours de livraison
- Traitement des Bons de livraisons, corrections et archivage
- Traitement des anomalies constatées : produits manquants, endommagés...
- Enregistrement des lavages camions

Création fiche client
- Suivi de la création des clients dans l'ERP
- Vérification des éléments requis : Kbis etc.
- Étude préalable assurance-crédit, vérification de la solvabilité...
- Établissement du mandat de prélèvement

Règlements clients
- Enregistrements des règlements clients : chèque, espèces, cartes bancaires...
- Encaissements à distance suite aux ventes à distance
- Enregistrement des règlements dans l'ERP
- Établissement des remises chèques pour la banque
- Gestion de la caisse, suivi et rédaction du brouillard de caisse

Qualité
- Enregistrement des anomalies qualité constatées et/ou remontées par les clients.
- Tentatives de premières résolutions
- Premier contact avec les fournisseurs pour comprendre le litige et trouver des solutions à apporter au client
- Résolution en interne, si le problème est interne

Secrétariat général
- Fonctions administratives générales de l'entreprise
- Rédaction ponctuelle de courriers
- Assistance auprès du Dirigeant
- Traitement des contraventions réceptionnées relatives des chauffeurs
- Gestion des plannings
- Enregistrement des absences des collaborateurs, des repos...
- Établissement des éléments de paie (20 collaborateurs)
- Récolte des éléments variables pour transmission à la Direction pour établissement des primes

Activités de Fin de mois
- Facturation client : les 15 et le 30 de chaque mois
- Vérification des spécificités contractuelles clients
- Vérification des BL's à facturer
- Lancement de la facturation client
- Envoi des factures aux clients
- Relances préliminaires sur les encours échus

Missions ponctuelles en fonction des absences des collaborateurs

Gestion & supervision des flux transports en amont et en aval :
- Traitement des flux transporteurs
- Suivi des livraisons nationales sur le site du transporteur STEF.COM
- Saisie des commandes nationales et création des bordereaux de transport chez le transporteur
- Génération des étiquettes Chrono post si nécessaire
- Suivi des tracking colis des expéditions Chrono post

Gestion & supervision des flux GMS :
- Création des bordereaux de production pour les clients distributeurs
- Création des bordereaux de transport GMS

Profil
- Bac +2 validé à minima
- 5 ans d'expérience réussie sur des missions similaires en assistanat commercial, administration des ventes, assistanat logistique
- Bon niveau d'orthographe général
- Agilité informatique
- Connaissance des outils Suite office, CRM
- Excel : Formules, Tcd...
- Notions d'anglais appréciées

Savoir-être
- Excellent sens du relationnel, diplomate, conciliant
- Capacité à s'adapter à tous types d'interlocuteurs
- Sens commercial reconnu
- Gestion du stress
- Capacité à gérer des réclamations clients
- Méthodique, structuré
- Polyvalence, capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément : facturation, relation clients...
- Capacité à travailler en équipe
- Envie de s'investir et de participer à l'amélioration des process en collaboration avec le Dirigeant

Notre métier : Le Recrutement

Cabinet Victoire, Spécialiste des métiers de la * Comptabilité, * Finance d'Entreprises * Directions Financières * Fonctions Supports

* Cabinet Victoire vous accompagne pour tous vos recrutements et recherches d'emplois en CDI, CDD et Management de Transition

* www.cabinet-victoire.fr
* **.**.**.**.**
* ****@****.**