Assistant Administration des Ventes H/F - GI Group Montataire - 60

MISSIONS GENERALES : Assurer l'accueil des visiteurs de l'entreprise et être l'appui administratif de l'équipe commerciale, administration des ventes, approvisionnement et de la direction.

Accueillir

· Les visiteurs (clients, fournisseurs, institutionnels, représentants, etc.)

· Les appels téléphoniques, répartir les appels et prendre précisément note des messages

· Transmettre les réponses aux clients/fournisseurs si besoin.

· Les mails : gérer la boite mail générale de l'entreprise.

Assister l'administration commerciale

· Classer et suivre les devis émis, archiver les devis non aboutis

· Rechercher des dossiers archivés.

· Participer à la préparation de la réunion hebdomadaire de planification

· Participer aux relances de régularisation de commandes.

Assister l'administration des ventes et la logistique

· Réceptionner, éditer les commandes clients

· Préparer les dossiers pour chaque commande en vue de la revue commerciale (sortir le devis, imprimer les plans, vérifier les prix en cas de commande "magasin", rechercher l'historique si besoin).

· Editer et transmettre les accusés de réception de commandes aux clients.

· Etablir les factures pro-forma et suivre les règlements d'acomptes en collaboration avec la comptable.

· Gérer le portefeuille de commandes en cours

· Editer les bons de livraison et préparer les documents spécifiques

· Gérer la logistique Clients et fournisseurs : Organiser les transports

· Préparer les dossiers pour la facturation

· Suivre les commandes en attente de régularisation.

Assister les achats

· Saisir les commandes d'achats

· Assister les chargés d'affaires dans les consultations fournisseurs et le suivi des délais de livraison

· Saisir les réceptions achats

· Assurer la gestion des stocks de fournitures et consommables de bureau.

Logistique et vie de l'entreprise

· Gérer le parc de véhicules, (réservation, tenue du registre, remise des clés et des papiers).

· Prendre les rendez-vous de visite (vidange, contrôle anti-pollution...).

· Classement, archivage (papier et électronique).

· Gérer les événements de la vie de l'entreprise (Salon, Repas, réunion...)

PROFIL RECHERCHE :

· Niveau Bac +2 mini.

· Expérience dans la fonction de 2 ans à minima.

· Logiciel ERP sur AS400.

Savoir-faire :

· Grand sens de la communication et de l'accueil.

· Excellente capacité d'organisation, d'adaptation et d'anticipation.

Savoir-être

· Rigueur et ténacité, dynamisme et curiosité, capacité d'analyse, de raisonnement