Assistant - Assistante de Direction H/F - Association la Voix du Devenir Aulnay-sous-Bois - 93

Nous recherchons un assistant ou une assistante de direction pour rejoindre notre équipe dynamique. Vous serez un acteur clé dans le bon fonctionnement de notre association.

Missions :

Support administratif :
- Gestion de l'agenda de l'établissement et organisation des réunions.
- Préparation et suivi des dossiers administratifs.
- Suivi des dossiers administratifs des usagers (Via Trajectoire, MDPH, CPAM), organisation des admissions et des rendez-vous.
- Rédaction et diffusion de comptes rendus de réunions.
- Classement et gestion des documents, notamment les absences des salariés.

Accueil et communication :
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs et partenaires.
- Gestion des courriers et des emails.
- Maintien des relations avec les familles et les partenaires institutionnels.
- Transmission des effectifs à la cantine ainsi qu'à la cuisine centrale
- Etablissement d'une veille documentaire.

Gestion des ressources humaines :
- Suivi des dossiers du personnel (congés, absences, formations).
- Organisation et suivi des formations internes.
- Gestion des adhésions via des plateformes comme "Club Adere"
- Suivi des rendez-vous avec la médecine du travail

Suivi financier :
- Gestion des commandes de fournitures et suivi des factures (imprimantes, fournitures de bureaux, cuisine, entretien, MAIF, ACMS, ou toutes autres fournisseurs ou prestataires).
- Coordination avec le service comptabilité pour le suivi des paiements.

Soutien aux équipes et aux groupes de travail :
- Organisation des réunions et des groupes de réflexion.
- Gestion informatique du réseau commun.

Projets spécifiques en lien avec la Chargée du développement du partenariat et de la communication :
- Projets Participation à l'organisation des événements internes et externes.
- Coordination des projets de développement de l'établissement.

Profil recherché :
- Connaissances du cadre réglementaire et du handicap.
- Connaissances de l'environnement associatif.
- Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, traitement de textes, tableur, PowerPoint ou équivalent, Internet.)
- Maîtrise de la langue française, de la syntaxe et de l'orthographe.
- Maîtrise de techniques professionnelles, faire preuve de créativité.
- Capacité à travailler en respectant les procédures.
- Capacité à communiquer.
- Capacité à rendre compte.
- Capacité à établir une relation de confiance.
- Capacité d'organisation.
- Capacité d'adaptation et de rigueur.
- Capacité à maintenir une juste distance.

Horaires : Travail en journée
Formation : Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)
Expérience : Assistant de direction h/f ou similaire : 5 ans (Requis)

Lieu du poste : En présentiel
Date de début prévue : 06/01/2025

Experience : 5 An(s) - Médico-social

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Méthode de classement et d'archivage, Modalités d'accueil, Normes rédactionnelles, Techniques de numérisation, Techniques de prise de notes, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Collecter et analyser des données, des informations, Créer, organiser ou coordonner un évènement, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser et contrôler un approvisionnement, Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier, Réaliser la gestion administrative du personnel, Réaliser une veille documentaire, Utiliser les outils numériques, Connaissance du domaine du médico-social

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour enfants handicapés

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.