Assistant BTP H/F - ACP INTERIM Saint-Denis - 93

Le rôle de l'assistant(e) BTP est d'assister la dirigeante et la directrice travaux dans la gestion et l'organisation administrative de leurs activités.

1- Accueillir et traiter les demandes des clients internes et externes
- Recevoir les appels des fournisseurs, clients et différents relations de l'entreprise et apporter des premiers éléments de réponse ou orienter vers le bon interlocuteur.
- Orienter les fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise vers les interlocuteurs adéquats

2- Organiser et assurer la gestion administrative de l'entreprise ou de l'activité
- Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tous les documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (compte rendu en réunion, mail, courrier, présentation, note de service)
- Classer et saisir les documents, informations, les documents administratifs, courriers, compte-rendu des chantiers selon les procédures internes de classement et d'archivage
- Enregistrer le courrier arrivé et préparer le courrier de départ

3- Participer au suivi administratif des chantiers
- Réceptionner les demandes et réclamations des clients et les diffuser aux collaborateurs concernés.
- Rédiger la facturation définitive en tenant compte des écarts entre les modalités prévues dans les contrats et l'exécution du chantier.
- Publier sur les plateformes dématérialisées les situations d'avancement mensuelles des chantiers.
- Tenir le tableau de suivi facturier
- Faire la relance client en appui de la dirigeante.
- Etablir le dossier des ouvrages exécutés avant d'archiver le dossier client selon les
procédures internes
- Etablir les contrats de sous-traitance et documents administratifs d'acceptation de
sous-traitance pour les marchés privés et publics.

- Titulaire au minimum d'un Bac +2 en assistanat administratif ou en gestion PME/PMI
- A l'aise avec la technologie et les outils digitaux, vous devez maîtriser le pack informatique Excel / Word
- Fort(e) de vos précédentes expériences, vous avez développé une Capacité d'adaptation, une autonomie et un sens de l'organisation.
- Sociable et ouvert(e) aux autres, vous aimez et savez parfaitement travailler en équipe et avez un véritable sens des responsabilités et du travail bien fait;
- Très bon(ne) communiquant(e), vous vous exprimez parfaitement aussi bien à l'orale qu'à l'écrit;
- Organisé(e) et rigoureux(se)

Votre motivation, votre envie d'aider et votre dynamisme sont nos priorités !

COMPETENCES

Maîtriser les logiciels de gestion et de bureautique (traitement de texte, tableur,
présentations).
- Gestion des plateformes de facturation des marchés publics (chorus PRO, Ediflex)
- Connaître les principes de la facturation dans le BTP (retenue de garantie, acompte,
avancement, etc.
- S'organiser dans son activité professionnelle :
a. Organiser de façon efficace son temps de travail dans les délais
b. Réagencer ses priorités en fonction des informations reçues (mails ; téléphone,
oral)
- Adapter son discours et son mode de communication selon les destinataires (clients,
partenaires, équipe)