Assistant·e a la Direction des Programmes H/F - EM Normandie RH Le Havre - 76

Dans le cadre d'un remplacement congé de maternité, nous recherchons un/une assistant(e) à la direction des Programmes de l'EM Normandie.

Rattaché(e) à la directrice des programmes de l'EM Normandie, vous participez au bon déroulement du service par un appui sur les plans matériel, organisationnel et relationnel

Ce CDD est à pourvoir en janvier 2025 pour une durée de 5 mois (mi juin 2025).

Missions principales :

Réaliser des travaux de secrétariat divers pour le service ou le/la responsable du service : Courrier, mails,
- Accueillir, orienter et informer les personnes, prendre et diffuser les messages
- Gérer l'agenda de la directrice, planification des réunions, gestion de ses déplacements en France et l'étranger

Gérer l'information dans et hors du service :
- Mettre en forme les supports de communication (PowerPoint)
- Accueillir les délégations étrangères, gestion de la logistique des séminaires

Application des règles et procédures en vigueur au sein de l'Association :
- Assurer les interfaces administratives avec les autres services, gestion et validation des notes de frais de la direction et des intervenants extérieurs, des bons de commandes en lien avec l'outil métier AURION
- Mettre en forme ou rédiger des comptes rendus, procès-verbaux (conseils de discipline)
- Gérer et suivre des dossiers du service en liaison avec la directrice
- Préparer les documents et les dossiers idoines pour les réunions et les présentations
- Mettre en forme ou réaliser des tableaux de décision, fichiers et les tenir à jour
- Participer aux réunions du service et inter service
- Participer aux activités collectives

De formation niveau Bac +2 métiers du secrétariat ou expérience complétée par la formation professionnelle continue
- Expérience avérée dans du métier d'assistant(e)

Compétences :
- Maîtrise des outils bureautiques et outils métier en interne
- Fortes aptitudes rédactionnelles et maîtrise de la langue française
- Bonne connaissance de l'anglais (niveau B2)

Latitude d'action :
- Force de proposition et d'amélioration de la qualité du service
- Autonomie dans l'exécution des tâches et missions confiées

Aptitudes et qualités :
- Sens développé de la rigueur, de l'organisation, et de la discrétion
- Esprit d'initiative
- Sens de l'anticipation, réactivité
- Polyvalence et adaptabilité

Conditions d'exercice de l'activité :
- Horaires fixes du lundi au vendredi
- Ordinateur portable + écran(s) - outils bureautiques et digitaux adaptés à la fonction

Vous vous reconnaissez dans cette offre d'emploi ? Postulez sans plus attendre !

L'équipe Recrutement sera ravie d'étudier votre candidature.

Comment se déroule le processus de recrutement ?
- Si vous correspondez au profil recherché, vous serez contacté(e) pour un premier entretien RH en présentiel sur le campus du Havre, puis un second avec la directrice des programmes.

Maîtrise de l'anglais et de l'environnement Microsoft

Disponible dès janvier 2025

Connaissance de l'enseignement supérieur serait un plus.