Secrétaire Pédagogique H/F - Fédération Hospitalière de France Paris - 75

Descriptif

L'Assistant de Formation en charge de la gestion des stages paramédicaux est placé sous la supervision du Cadre Supérieur de Santé, Responsable de la coordination générale des stages et des partenariats cliniques pour l'ensemble des instituts de formation. L'Assistant de Formation réalise l'ensemble des opérations liées à la mise en stage des étudiants en santé (ESI, EAS, EP et EAP) dans le respect des orientations pédagogiques, des instructions réglementaires et des référentiels de formation.

MISSIONS SPECIFIQUES

Assurer l'accueil physique et la communication écrite, téléphonique et électronique
- Assurer la qualité de l'accueil des étudiants en santé et des partenaires
- Informer, orienter et conseiller les interlocuteurs, trier les appels téléphoniques, traiter les demandes électroniques
- Produire des courriers administratifs et traitement de texte dans le respect de la charte graphique institutionnelle

Assurer le secrétariat en amont et en aval de la mise en stage
- Production des comptes-rendus et des procès-verbaux lors de réunion
- Gestion, rédaction, classement et archivage administratif des conventions de stage
- Gestion, suivi et archivage des attestations d'assurance relatives aux risques professionnels notamment en stage intra et extra hospitalier
- Gestion, planification, suivi comptable des indemnités de stage
- Gestion, planification, suivi comptable du remboursement des frais de transport
- Gestion, planification, suivi, classement des formulaires d'évaluation en stage

(liste non exhaustive)

SAVOIR FAIRE REQUIS.

Maitriser les outils bureautiques standardisés (Word / P.POINT / Excel)

Maitriser les outils bureautiques spécifiques (tableur) et logiciels spécifiques à la formation (SAP Campus, HR Acess 9, FORMEIS...).

Effectuer un reporting structuré, synthétique et régulier au CSS responsable de la gestion des stages et si besoin à l'équipe de direction.

Identifier les informations communicables à autrui en respectant la confidentialité et le secret professionnel

Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome tout en respectant la charte graphique et les entêtes de la structure

Organiser, prioriser et hiérarchiser les activités de secrétariat de stages selon le contexte et la situation

Définir un plan de classement et d'archivage propice à la recherche immédiate de documents

Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau interprofessionnel

S'inscrire dans une démarche d'amélioration continue de la qualité

CONNAISSANCES ASSOCIÉES.

Connaissance générale des domaines de la formation initiale

Connaissance des spécificités des mises en stage au regard des différentes filières de formation

Organisation et fonctionnement de l'institut dans son environnement et son réseau

QUALITÉS PROFESSIONNELLES.

Maîtrise de la communication orale et écrite, interpersonnelle et interprofessionnelle

Aptitude à harmoniser ses pratiques dans un cadre réglementaire et législatif

Capacité relationnelle, d'empathie, d'écoute et de travail en équipe ou en réseau

Rigueur, assiduité, ponctualité, discrétion, sociabilité, dynamisme, réactivité, pondération.

POUR CANDIDATER :

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