ou un Secrétaire Assistant Poste N°A-6247 H/F - Collectivité Européenne d'Alsace Strasbourg - 67

Dans le cadre du secrétariat du Service de l'Offre d'Accueil en Etablissements :

Assistante Chef de Service et équipe OAE :
- L'accueil téléphonique, l'orientation et le renseignement du public et des partenaires.
- La gestion de l'agenda, l'organisation des réunions et la logistique (invitations, réservation de salles, préparation de documents, prise de rendez-vous...).
- La rédaction et/ou mise en forme, l'expédition des notes, courriers, documents divers.
- La communication aux établissements sur toute la CeA
- Le suivi des demandes d'admission en établissements et lieux de vie du Bas-Rhin : enregistrement des demandes et transmission aux coordinateurs, archivage, tenue de tableaux de bord (statistiques).
- La centralisation, le contrôle, l'enregistrement, la transmission et le suivi des conventions exceptionnelles et des conventions en lieux de vie/ séjours de ruptures.
- Le contrôle administratif des lieux de vie auprès des autres départements et la mise à jour les tableaux de bord correspondants.
- La gestion de l'outil de déclaration des places disponibles en établissements du Bas-Rhin.
- La centralisation des situations d'enfants confiés non accueillis et l'information aux magistrats. La centralisation des actions sports/ASE et la coordination avec les établissements
- La tenue de l'archivage des dossiers de l'OAE ainsi qu'un classement
- Le suivi administratif des enfants accueillis en lieux de vie Hors Département
- La veille quant aux échéances judiciaires ou administratives
- Le traitement des informations arrivées sur la boite mail partagée de l'équipe, et le courrier entrant
- La préparation des fiches de situations administratives et l'historique de parcours dans le cadre du Projet Pour l'Enfant
- La préparation et la transmission des conventions d'accueil en lieu de vie
- L'organisation des réunions de concertation Hors Département
- La participation au tour de rôle de permanence d'urgence du service
- Le classement, la mise à jour et l'exploitation des fichiers manuels et informatiques (dossiers administratifs papiers des enfants confiés, IODAS Web)
- L'enregistrent dans IODAS web des différentes procédures
- Le recueil des éléments permettant le paiement des structures d'accueil, des familles d'accueil et le versement des prestations aux jeunes majeurs.

- Maîtrise de l'outil informatique
- Maîtrise des techniques de prise de note
- Maîtrise des techniques de communication
- Connaissance du fonctionnement de la collectivité
- Notions sur la législation de l'aide sociale à l'enfance

La Collectivité Européenne d'Alsace (CeA) a été créée au 1er janvier 2021 et réunit les départements du Bas-Rhin et du Haut-Rhin (plus de 6 000 agents).

Dans ce cadre, la Direction de l'Aide Sociale à l'Enfance est créée dans la Direction Générale Adjointe Solidarités. Elle compte environ 1 280 agents regroupés en services et unités.

Cette Direction assure les missions de l'aide sociale à l'enfance et coordonne pour la CeA la politique de protection de l'enfance ainsi que le pilotage de 2 foyers de l'enfance.

Sous l'autorité du chef de Service de l'Offre d'Accueil en Etablissement, et en lien fonctionnel avec le cadre technique du social en charge de l'accompagnement de l'équipe HD, vous êtes chargé du secrétariat de l'Equipe Offre d'Accueil en Etablissement Nord, de l'assistance des professionnels du service et plus particulièrement du Chef de Service et de l'instruction et la gestion administrative des dossiers des enfants accueillis en lieu de vie hors département.