Assistant de Direction à la Direction Déléguée H/F - Fédération Hospitalière de France Strasbourg - 67

RECRUTE (H/F) :

Un(e) Assistant(e) de Direction à la Direction Déléguée

L'Assistant(e) de Direction est responsable du secrétariat de la Direction déléguée du CHDB.

Il est l'interlocuteur direct de la Directrice déléguée et travaille en étroite collaboration avec celle-ci. Il constitue un appui solide à la bonne conduite des affaires générales de l'établissement. Il assure le lien entre la Directrice déléguée, ses différents collaborateurs, les différentes directions fonctionnelles, les services de l'établissement, et les partenaires extérieurs.

Missions générales
- Gestion du secrétariat de direction du CHDB (accueil, accueil téléphonique, gestion de la messagerie)
- Accueil des personnes : professionnels de l'établissement, partenaires extérieurs
- Réception, traitement, mise en circulation de l'information, des documents, des appels téléphoniques et messages électroniques, entre la Direction déléguée et les différentes directions et services
- Organisation des réunions
- Frappe du courrier, enregistrement, expédition
- Rédaction des notes d'information

Activités spécifiques
- Préparation, organisation de réunions, visites, conférences, événements,
- Réception du courrier administratif, tri par direction fonctionnelle
- Suivi et traitement des courriers relevant de la Direction, parapheurs, dossiers, documents dans son domaine
- Secrétariat des dossiers d'autorisation
- Gestion de l'agenda de la Directrice déléguée
- Préparation et archivage des dossiers réunions et dossiers de travail
- Suivi des échéances dossiers, des réponses à donner
- Prise de notes, frappe et mise en forme de documents, de comptes rendus
- Rédaction et diffusion en interne de notes de service, d'information, de décisions
- Gestion des conventions des professionnels libéraux

Spécificité : relais et polyvalence exercés avec le secrétariat de la Direction des Soins présent dans le même bureau en cas d'absence (réception courrier postal, gestion fournitures de bureau, gestion générale de la réservation des salles et instances spécifiques).

Savoirs et compétences
- Secrétariat ; accueil téléphonique
- Bureautique
- Classement et archivages papier et électronique
- Communication / relations interpersonnelles
- Solides compétences rédactionnelles
- Connaissance du fonctionnement institutionnel d'un établissement hospitalier
- Droit Hospitalier / Droits et devoirs de la Fonction publique

Expérience souhaitée - poste à temps plein

Bac +2 ou équivalent secrétariat / assistanat de direction

Rémunération suivant les grilles de la fonction publique hospitalière

Fiche de poste consultable sur le site du Centre Hospitalier départemental de Bischwiller http://www.ch-bischwiller.fr

Avantages proposés :
- Prise en charge de 75% des frais de transport (tram, bus, train) / forfait de mobilité durable versée 1x/l'An échu (décret n°2020-1554 du 09/12/2020),
- Des tarifs très intéressants en matière de loisirs, spectacles, vacances, par le CGOS et l'Amicale du Personnel.

Descriptif

LE CENTRE HOSPITALIER DEPARTEMENTAL DE BISCHWILLER

Établissement public de santé membre du GHT « Basse Alsace Sud Moselle » et en Direction commune avec les Centres Hospitaliers de Haguenau et de Wissembourg, le Centre Hospitalier Départemental de Bischwiller est spécialisé dans l'accueil et la prise en soins de personnes âgées de tous niveaux de dépendance et de personnes handicapées adultes et vieillissantes. Il est doté d'un effectif de plus de 800 agents et compte 918 lits d'hospitalisation et d'hébergement et places d'accueil et de prise en soin spécifique dans l'établissement ou à domicile. L'établissement s'articule autour de trois pôles cliniques : le pôle « médecine et réadaptation », le pôle « hébergement et soins gériatriques » et le pôle « accompagnement handicaps ».