Assistant - Assistante de Direction H/F - CADRE Saint-Mariens - 33

Société d'agencement et d'ébénisterie recherche un assistant de direction H/F ayant un minimum d'expérience de 3 ans sur ce poste dans le domaine du BTP.

Vos missions :
Organisation de l'agenda du dirigeant et accueil :
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
- Accueillir physiquement les rendez-vous
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels

Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant :
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.)
- Gérer et transmettre au comptable les déclarations TVA.
- Gérer les notes de frais
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat, être le support ponctuel à l'administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL.)

Communication :
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus.)
- Participer à l'organisation de la logistique des recrutements et des formations
- Réaliser un suivi administratif du personnel
- Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables
- Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d'un budget, relance clients.).
- Suivre les procédures d'appels d'offres
- Rattachement exclusif au Directeur et président

Horaires :
Lundi au vendredi de 9H à 12H et de 13H à 17H

Profil :
- Qualités commerciales
- Maîtrise des logiciels de bureautique
- Maîtrise des bases de comptabilité : facturation, suivi facture, TVA, bons de commandes et de livraisons
- Expérience nécessaire dans le secteur du bâtiment ou de l'artisanat

Pour candidater : envoyer CV et une lettre de motivation

1 semaine d'immersion professionnelle est prévue afin de valider votre recrutement

Experience : 3 An(s) - dans le BTP

Compétences : Législation sociale, Droit du travail, Normes rédactionnelles,Sténographie, Techniques de numérisation, Gestion administrative du courrier, Méthode de classement et d'archivage, Planification des tâches et gestion des priorités, Techniques de prise de notes, Modalités d'accueil, Assurer un accueil téléphonique, Réaliser la gestion administrative du personnel, Réaliser la gestion administrative des contrats, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Réaliser une veille documentaire, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles, Accueillir, orienter, renseigner un public, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, Mettre à jour un dossier, une base de données, Gérer un planning

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Travaux de menuiserie bois et PVC