Assistant de Direction - Réf. 398 H/F - Ganil Caen - 14

Missions

Assister la Responsable du User Office dans la préparation et le déroulement du Comité d'Évaluation scientifique des expériences du GANIL et l'accueil des expérimentateurs.
Apporter un soutien à l'Assistante de Direction dans ses missions auprès de la Direction du GANIL.

Activités
- Au sein du User Office :
- Organiser le comité d'évaluation des expériences « Program Advisory Committee » (PAC) :
- Envoyer l'appel à propositions à la communauté scientifique
- Organiser les réunions du Comité (planification et logistique)
- Organiser les déplacements des membres du Comité (voyage, hébergement)
- Gérer les remboursements de frais
- Mettre à jour la plateforme « expérimentateurs » XPGAN et le site internet du GANIL
- Veiller à la mise en oeuvre de la procédure d'arrivée des expérimentateurs et des experts scientifiques.

- En soutien à l'assistante de direction du GANIL :
- Gérer les agendas
- Organiser de réunions du laboratoire (comité de direction, comité d'évaluation technique des expériences (TAC), comités d'experts, audits...)
- Rédiger des courriers et mettre en forme des documents
- Gérer les demandes d'achats sur SAP
- Établir les ordres de mission et gérer les déplacements

- Assurer le secrétariat courant des cellules Coordination des Programmes, Communication et Valorisation des partenariats (agendas, organisation des réunions, gestion des misions et des commandes)

Rattachée hiérarchiquement au Responsable de la Division Soutien Technique et Administratif, la personne recrutée sera affectée à 50% de son temps en soutien à la responsable du User Office et à 50% de son temps auprès de la Direction du Ganil, en soutien à l'assistante de direction actuelle.

Connaissances :
- Connaissances générales des techniques d'organisation et de gestion administrative
- Connaissance des logiciels bureautiques et de gestion (Word, Excel, Power Point, SAP)
- Connaissance de la fonction publique serait un plus

Savoir-faire :
- Gérer les agendas
- Organiser des réunions
- Organiser des déplacements
- Maîtriser les outils de gestion et de communication informatiques
- Concevoir des tableaux de bord
- Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires
- Rédiger des rapports et des documents
- Maîtriser la langue anglaise : niveau B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-être :
- Bon relationnel
- Capacité à communiquer et à rendre compte
- Sens du service
- Sens de l'organisation
- Discrétion et confidentialité
- Rigueur

Le « Grand Accélérateur National d'Ions Lourds » est une infrastructure nationale de recherche basée sur l'utilisation des faisceaux d'ions. Les champs de recherche portent sur la recherche fondamentale en physique nucléaire et l'astrophysique nucléaire, les matériaux sous irradiation et la nanostructuration, les collisions moléculaires et le milieu interstellaire, la radiobiologie et les techniques innovantes pour la dosimétrie et la thérapie de certains cancers.
Le GANIL (environ 300 personnes) se situe sur le futur site EPOPEA, parc de sciences et d'innovation de la communauté urbaine de Caen la Mer, à Caen en Normandie. Il est géré conjointement, au sein d'un Groupe d'Intérêt Économique (GIE), par le Commissariat à l'énergie atomique (CEA/DRF) et par le Centre National de la Recherche Scientifique (CNRS/IN2P3). En tant qu'infrastructure de recherche, le GANIL est au service d'une communauté scientifique nationale, européenne et internationale d'un millier d'utilisateurs.

Le poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST), et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.

Le GANIL étant classé Installation Nucléaire de Base (INB), la personne recrutée devra être habilitée à travailler en zone surveillée et contrôlée dans le respect de la réglementation et des procédures applicables en matière de sécurité et de sûreté nucléaire.