Assistant de Gestion Administrative H/F - Synergie Caves - 11

Synergie recherche pour l'un de ses clients un assistant de procurement et services généraux H/F.

Missions principales :
I/ Procurement
1. Support aux achats :
· Déployer et mettre à jour le logiciel Boomerang
· Créer et suivre les commandes

2. Gestion de la relation fournisseurs :
· Rechercher, négocier et sélectionner les nouveaux fournisseurs, prestataires.
· Assurer un suivi rigoureux des prestations et des contrats et évaluer les performances des fournisseurs.

3. Gestion administrative :
· Formaliser les cahiers des charges avec le demandeur ou la Direction Technique
· Traiter et procéder aux dépouillements d'offres
· Traiter les bons de commande, les factures et les contrats en lien avec le service comptabilité
· Assurer la production des tableaux de bord Procurement
· Mettre en place et actualiser des bases de données fournisseurs ou produits.

II/ Services Généraux
1. Gestion des infrastructures et équipements :

· Suivre l'entretien et la gestion des locaux et équipements techniques :
· Superviser les services liés à la sécurité (badges d'accès, clés, contrôle accès, alarmes, sécurité incendie).
· Gérer les contrats de prestations (nettoyage des locaux et des surfaces, sécurité, incendie).
· Coordonner les travaux de rénovation.
· Gérer l'aménagement des espaces de travail et organiser les déménagements internes en collaboration avec l'Assistant(e) de Direction.
· Administrer les baux locatifs : demande de travaux au propriétaire, suivi, relance.
· Gérer l'IT : salle de réunion wifi onduleur, imprimantes, photocopieurs (hors architecture IT et locaux IT)
· Veiller au confort des utilisateurs (gestion des distributeurs automatiques, fontaine à eau, etc.).
· Gérer les espaces communs (salles de réunion, cuisine, machine à café...) et coordonner les événements internes (réunions, formations).

3. Suivi administratif et budgétaire :
· Mettre en place un outil de gestion et de suivi des demandes pour les services généraux.
· Suivre le budget des services généraux, anticiper les dépenses et optimiser les coûts.
· Assurer le suivi administratif (facturation, devis, contrats).
· Collaborer avec le service comptabilité pour le suivi des commandes et des paiements.

· Excellente organisation et rigueur.

· Sens des priorités et proactivité.

· Discrétion et fiabilité.

· Bonnes compétences en gestion de budget et suivi administratif.

· Capacité à négocier et à gérer les relations avec les prestataires.

· Autonomie, réactivité et capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle.

· Aisance relationnelle, bonne capacité à collaborer en équipe et sens du service.

· Maîtrise des outils informatiques (Pack Office, logiciels de gestion).

· Anglais courant.

Synergie, mettons nos énergies en commun. Fort d'une présence dans 17 pays, avec 800 agences d'emploi et de 5 600 collaborateurs, le Groupe Synergie, 1er groupe français de services en Ressources Humaines, vous accompagne dans votre carrière professionnelle : recrutement CDD-CDI, intérim, formation et conseil RH. Depuis notre origine, nous nous différencions par nos valeurs, notre sens de l'engagement et notre capacité à apporter des solutions concrètes à nos clients, candidats et intérimaires.