Assistant de Direction H/F - GIPAL Villeurbanne - 69

Au sein des services généraux, rattaché(e) hiérarchiquement à la secrétaire générale, l'assistant(e) doit :
- Assurer le secrétariat de direction
- Assurer la gestion administrative des affaires générales
1. Secrétariat de direction
Accueil téléphonique et physique
Traitement du courrier entrant/sortant (enregistrement et diffusion) et gestion des parapheurs
Elaboration, mise en forme, reproduction et diffusion de divers documents (courriers, notes de service, comptes rendus,.)
Gestion de l'agendas de la directrice
Référent auprès des secrétariats des services du rectorat (DAFPIC, SGA.)
Gestion des plannings (réunions, réservations de salles.)
Organisation logistique des réunions
Préparation et à la mise en oeuvre des instances réglementaires et de concertation : assemblée générale, conseil d'administration, comité technique.
Rédaction et suivi de procédures dans le cadre de la démarche qualité (groupe pilotage)
Classement

2. Affaires générales
Gestion des contrats des fournisseurs (suivi des prestations et des échéances, contacts commerciaux.)
Etablissement et gestion des commandes (fournitures, consommables,.)
Gestion des locaux et organisation des espaces pour les services
Gestion et organisation des déplacements, séminaires, manifestations (planification, réservations de billets de train, de traiteurs.)
Participation à l'intégration des personnels
Animation du plan d'action « RSO du GIPAL formation »

ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL

- Partenaires internes :
o Au quotidien, les personnels des services généraux
o De façon générale, tous les personnels du GIPAL
- Partenaires externes :
o Les services du rectorat/partenaires
o Les fournisseurs

Profil souhaité et Exigences du poste

- Exigence particulière : très bonne connaissance des codes et règles administratives, notamment en termes de rédaction
- Connaissance du réseau de la formation continue de l'éducation nationale
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, messageries électroniques)
- Sens de la communication, aisance relationnelle et rédactionnelle
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Rigueur et organisation
- Sens des priorités, disponibilité et réactivité

Poste non télétravaillable - organisation sur 4,5 jours possible

Experience : 24 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.