Agent Pôle État Civil Élections H/F - Mairie Cachan - 94

MISSIONS :

Placé(e) sous l'autorité de la responsable du service état civil (N+1) et la responsable du service relation citoyen (N+2), vous serez chargé(e) :
D'accueillir et de renseigner le public sur les questions d'état civil ;
D'instruire et de constituer les actes d'état-civil, d'enregistrer et de délivrer les documents administratifs.

Le service relation citoyen est composé d'une quinzaine d'agents de l'accueil unique dont 4 agents sont rattachés au pôle élection.

INSTRUCTION ET CONSTITUTION DES ACTES D'ETAT CIVIL :

- Mise à jour des registres d'état civil (établissement des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissance, transcriptions, mentions marginales, changement de nom, changement de prénom, etc.
- Délivrance des actes d'état civil
- Délivrance des autorisations funéraires
- Préparation des dossiers mariages et suivi (présence lors de la célébration, mise à jour des livrets de famille, envoi des avis de mention, etc.

ENREGISTREMENT ET DELIVRANCE DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS :

- Traitement des demandes de carte d'identité, de passeport, d'attestation d'accueil, de légalisation, de signature, de recensement militaire
- Traitement du courrier, des différentes boîtes mails
- Suivi de l'archivage des dossiers

ELECTIONS :

- Enregistrement des demandes d'inscription sur les listes électorales
- Participation à l'organisation des élections

TEMPS DE TRAVAIL :
- 39h par semaine
- Sur une amplitude de 8h15 à 17h15
- Permanence en soirée une fois par semaine (jusqu'à 19 h) au moins 2 à 3 fois par mois
- Travail le samedi de 8h45 à 12h30 (2 à 3 fois par mois le matin et les après-midi lors de la célébration des mariages)

Experience : 1 An(s)

Compétences : Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer un accueil téléphonique, Faciliter la résolution de questions et démarches administratives, Identifier, traiter une demande client, Mettre à jour un dossier, une base de données, Relayer de l'information, Utiliser les outils numériques, Maîtrise de l¿outil informatique : Word/Excel, Apprentissage et utilisation de logiciels métiers

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.