Assistant Evenementiel H/F - Mairie de Roquebrune sur Argens Roquebrune-sur-Argens - 83

Descriptif de l'emploi :
- Gérer administrativement les demandes de location et de prêt de matériel,
- Assurer l'accueil physique et téléphonique,
- Gérer l'annualisation des agents du service,
- Participer au suivi et à la mise à jour des procédures fonctionnelles et administratives internes,
- Participer à l'organisation de manifestations événementielles et culturelles,
- Assurer la gestion administrative du service.

Missions ou activités :
- Faire le lien entre les demandes de matériel diverses et le service Événementiel
- Étudier la demande de matériel et établir le devis et le contrat de location pour les particuliers et les professionnels.
- Assurer le plan administratif des activités de secrétariat (accueil téléphonique, actualisation des listes de diffusion et des accréditations,, suivi de la boîte mail)
- Assurer les différentes tâches administratives internes au service (organisation des réunions de service, gestion des mailing, listes et de la boîte commune, etc.)

Profil recherché :
SAVOIRS - QUALIFICATIONS :
- Organisé
- Capacité à délivrer et rester calme sous contraintes de délais et sous pression
- Maîtrise des logiciels bureautiques
- Manipulation des outils de communication en ligne et utilisation de logiciels de mise en page ou de graphisme
- Connaissance des protocoles et méthodologie de travail
- La capacité d'adaptation tout en ayant le souci du détail

SAVOIRS ÊTRE :
- Grande disponibilité, rigueur et autonomie
- Sens du relationnel et du travail en équipe
- Sens de la diplomatie et aisance à interagir avec des interlocuteurs - y compris internationaux
- Être doté d'un excellent relationnel

SAVOIRS FAIRE :
- Relations humaines
- Aisance rédactionnelle
- Maîtrise de l'anglais appréciée

Experience : 6 Mois

Compétences : Mettre en oeuvre des actions de communication, Organiser et superviser l'approvisionnement, la logistique d'un événement, Recueillir et analyser les besoins client, Développer et fidéliser la relation client, Faire preuve d'agilité dans son action selon les contextes, Réaliser la gestion administrative des contrats, Réaliser le suivi d'une action, accord ou convention, Sélectionner et superviser les prestataires qui interviendront sur l'événement, Travailler en groupe, en réseau, Utiliser les outils numériques

Permis : B - Véhicule léger exigé

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.