Secrétaire Assistant H/F - ATIP Strasbourg - 67

Dans le cadre d'un remplacement temporaire, le poste de secrétaire assistant du site de Strasbourg est à pourvoir.

Missions :

Sous l'autorité de la Secrétaire générale, dans le cadre des missions de l'ATIP :
- Il/Elle apporte une assistance solide et permanente à l'équipe de Strasbourg en matière d'organisation professionnelle
- Il/Elle accompagne sa responsable et la directrice dans la planification et la préparation de leurs engagements professionnels
- Il/Elle assure l'accueil et l'information de ses interlocuteurs, dans un esprit de courtoisie et de réserve
- Il/Elle est le relais logistique pour toute question d'organisation du site de Vauban
- Il/Elle est membre du réseau des assistants de l'ATIP et participe aux intérims et solidarités mis en oeuvre.
Missions / conditions d'exercice :Activités principales
Tâches de secrétariat
- Il/Elle gère et organise l'agenda de la Directrice ainsi que ses déplacements en tenant compte de l'ensemble de ses contraintes et obligations. Il/Elle organise ses réunions et assure son accueil téléphonique
- Il/Elle assure la gestion de l'agenda général en lien avec tous les services de l'ATIP
- Il/Elle participe aux activités du secrétariat général : instruction administrative simple, élaboration de formulaires, organisation d'instances, préparation de salles, diffusion d'informations aux agents
- Il/Elle gère le courrier (ventilation, enregistrement, suivi des délais de réponse et des échéances, classement) pour le site de Vauban, et veille à la fluidité des circuits de signatures
- Il/Elle réalise et met en forme des travaux de bureautique : publipostages, comptes-rendus de réunions, courriers, rapports...
- Il/Elle assure la logistique des réunions et des séminaires (réservation de dates et de salles, convocations, prestations...)
- Il/Elle organise et planifie des réunions et la tenue des instances, en lien avec les services concernés
- Il/Elle participe à la vie collective du site de Vauban et y apporte sa contribution au quotidien.

Accueil

- Il/Elle assure l'accueil téléphonique et physique du site de Vauban
- Il/Elle filtre les appels et oriente les interlocuteurs en donnant des premiers éléments de réponse ou en s'assurant de relayer la demande à l'interlocuteur en capacité de les fournir.

SPÉCIFICITÉS DU POSTE
- Permis obligatoire(s) : Permis B
- Poste : À temps complet
- Déplacements : Ponctuels
- Résidence administrative : Strasbourg

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, - Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Windo

Permis : B - Véhicule léger exigé

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) des activités économiques

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

L'Agence Territoriale d'Ingénierie Publique est un syndicat mixte qui rassemble 501 communes, 19
communautés de communes, 50 autres groupements et la Collectivité Européenne d'Alsace.
Les équipes de l'ATIP, qui regroupent près de 130 personnes réparties sur 5 sites, interviennent en étroite
collaboration avec les élus et les services des collectivités membres sur différents métiers liés à l'urbanisme,
l'instruction du droit du sol, la paie, la gestion des listes électorales, la formation etc.