Agent - Agente d'Accueil H/F - Communauté de communes du Pays Saintois Tantonville - 54

Activités et tâches principales du poste :
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
- Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
- Renseigner le public sur place ou par téléphone.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels.
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
* Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la
collectivité et les missions des différents services).
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les
visiteurs.
- Gérer les demandes de la population, (attestation, etc.).
* Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la CCPS :
- Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.
- Assurer la commande des matériels, produits d'entretien et de bureautique.
- Assurer les commandes diverses (gerbes de fleurs, repas officiels...)
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l'agent.
- Gérer les photocopies (le cas échéant)
- Gérer les prêts (minibus, matériels...) et établir les conventions
- Gérer les distributions aux habitants (récupérateurs...)
*Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :
- Gérer le courrier : Réceptionner, distribuer et expédier le courrier.
Tenir les registres de courrier "départ" et "arrivée". Assurer le traitement des courriers départ. Mettre sous pli et
affranchir. Enregistrer informatiquement le courrier
- Afficher et diffuser l'information.
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation.
Activités et tâches secondaires du poste :
- Assurer la gestion administrative sur certains domaines.
- Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux.
Relations fonctionnelles :
* En interne : Relations quotidiennes avec les agents de la CCPS et notamment le secrétariat de direction pour transmission
d'informations
*En externe : Contact direct et permanent avec le public, les collectivités en relation (ex : Syndicats, Centre de Gestion...)., autres administrations (Trésor Public, Préfecture...), les entreprises privées et les associations (échange d'informations, réservation de salles...)

Experience : 1 An(s) - accueil du public

Compétences : Techniques de communication orales, écrites et numériques, Règles et consignes de sécurité, Modalités d'accueil, Assurer un accueil téléphonique, Actualiser les informations mises à la disposition d'un public, Réaliser une veille documentaire, Contrôler l'accès et la circulation des personnes, Identifier, traiter une demande client, Corriger et mettre en forme un document, Utiliser les outils numériques, Mettre à jour un dossier, une base de données, Relayer de l'information, Très bonne connaissance des outils informatiques, Gestion des publics difficiles et l'écoute active, Très bonne connaissance du Pack Office, Connaître la bureautique courante, Connaître les techniques de rédaction administrati, Connaître les règles de communication, Connaître les procédures d'urgence,Très bonne maîtrise Français orthographe/grammaire, Applications informatiques professionnelles

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale