Assistant de Formation H/F - Fédération Hospitalière de France Saint-Nazaire - 44

Le CHSN est en direction commune avec le CH de Savenay et l'hôpital intercommunal Guérande/Le Croisic

LE POSTE :

Mission principale :

Participation à la mise en uvre de la politique de formation continue pour le personnel médical et non médical du Centre Hospitalier de Saint-Nazaire et de l'Hôpital Intercommunal de la Presqu'ile Guérande - Le Croisic.

Activités principales :
- Utilisation quotidienne du logiciel de gestion et de suivi des formations Gesform
- Accueil physique et téléphonique et information du personnel médical et non médical, de l'encadrement, des formateurs, des organismes de formation et des établissements extérieurs
- Suivi pédagogique en cours d'année : contacts fréquents avec les organismes, les formateurs, les agents formés, l'encadrement
- Contacts avec les organismes de formation pour déterminer les conditions financières et pédagogiques de la mise en place de certaines formations, en lien avec le responsable formation continue
- Formalités d'inscriptions auprès des organismes de formation
- Contacts avec les organismes et les formateurs internes retenus afin d'établir le calendrier, obtenir des précisions concernant les intervenants et leurs exigences dans le cadre de leurs interventions
- Rédaction et suivi de conventions avec des établissements extérieurs
- Réception des conventions et mise à la signature après vérification attentive des termes pédagogiques et financiers, en lien avec le responsable formation continue
- Gestion des salles et du matériel pédagogique (recherche des salles disponibles pour l'animation des formations, du matériel nécessaire à l'animation, des fournitures, suivi de la planification, ouverture et fermeture des salles avec préparation
- Accueil des formateurs internes ou des organismes de formation au sein du service formation lors la dispensation des formations
- Rédaction des fiches de présentation des actions de formation (objectifs pédagogiques, programme, calendrier) et diffusion auprès de l'encadrement
- Information à l'encadrement concernant leurs éventuelles interrogations sur la mise en place des formations
- Gestion et suivi des inscriptions individuelles et collectives
- Rédaction des autorisations de stage à destination des agents formés avant tout départ en formation
- Suivi du présentiel avec listes d'émargement à adresser aux organismes
- Règlement des factures et suivi des échéanciers - Saisie des états de frais de déplacement, d'hébergement et de traitement sous Gesform
- Suivi financier des actions de formation (facturation ANFH, remboursements aux agents)
- Suivi des dépenses en cours d'année avec suivi des fluctuations et clôture des dossiers en fin d'exercice (relance auprès des organismes, auprès des agents formés et de l'organisme payeur), en lien avec le responsable formation continue
- Gestion des remboursements et titres de recettes auprès des établissements ou stagiaires extérieurs
- Gestion administrative des dispositifs individuels (Préparation aux concours, études promotionnelles, formations diplômantes : masters, DU/DIU, bilan de compétences, congé de formation professionnelle, validation des acquis de l'expérience...), en lien avec le responsable formation continue
- Archivage des dossiers
- Statistiques diverses sur le plan de formation en cours et réalisé
- Participation à la préparation des Commissions de formation en transmettant au responsable formation des extractions portant sur : suivi du budget du plan de formation en cours, recueils des besoins chiffrés pour le plan de formation de l'année suivante
- Concernant les formations médicales, transmission trimestrielle, à la direction des affaires médicales, des dates de formations suivies par les médecins.

Particularités du poste :
- Concentration souvent interrompue par le passage des agents, des formateurs et des appels téléphoniques.

Relations professionnelles :

Sous la responsabilité du Responsable formation continue, l'équipe du service formation continue est composé de 3 assistant(e)s en lien avec divers interlocuteurs internes (ex : Cadres ou responsables de services, IFSI-IFAS...) et externes (ex : A.N.F.H, établissements du GHT 44, prestataires et organismes de formation extérieurs...)

Lieu d'exercice des fonctions :
- Saint-Nazaire - Site d'Heinlex Service formation continue

Horaires de travail actuels :
- Amplitude horaire variant de 8h30 à 17h30 du lundi au vendredi

PROFIL RECHERCHÉ :

Exigence du poste :
- Diplôme de niveau Bac +2 minimum dans le domaine d'activité correspondant.

Compétences requises (savoir-faire requis) :
- Sens de l'organisation, rigueur et méthode
- Sens de l'accueil
- Capacité d'adaptation
- Autonomie
- Discrétion/confidentialité
- Qualités d'analyse et de synthèse, qualités rédactionnelles
- Compétences relationnelles avec adaptation au public (encadrement médical et non médical, personnel médical et non médical, anfh, organismes de formation extérieurs)
- Aptitude au travail d'équipe

Connaissances associées :
- Utilisation courante des outils bureautiques Pack Office, messagerie
- Capacités à développer des outils de suivis : tableaux de bord, recueil d'informations, présentations de documents, requêtes.

MERCI DE JOINDRE UNE LETTRE DE MOTIVATION À VOTRE CV et de répondre ensuite au questionnaire que vous recevrez automatiquement suite à l'envoi de votre candidature.

NOTES : Renouvelable jusqu'à titularisation

Descriptif

L'ÉTABLISSEMENT :

Le Centre Hospitalier de Saint-Nazaire dispose de 1007 lits et plus de 3168 agents répartis sur plusieurs sites. L'établissement assume une mission de service public de soins, en conjuguant offre de proximité et niveau de technicité reconnu dans les activités de médecine, de chirurgie, d'obstétrique et de soins aux personnes âgées ainsi qu'une mission de formation (Aide-Soignant/Infirmier).

Ses services sont répartis en pôles.