Responsable du Service Courrier H/F - Montpellier Méditerranée Métropole Montpellier - 34

Pilotage du service courrier :

- Décliner les orientations stratégiques en objectifs opérationnels ;

- Superviser et coordonner les missions des agents ;

- Concevoir et mettre en place des procédures ;

- Elaborer le planning de travail du service ;

- Garantir la qualité des données et organiser les transmissions des informations ;

- Anticiper et organiser l'évolution des missions du service ;

- Réaliser les entretiens professionnels des agents ;

- Assurer une veille juridique et commerciale ;

- Elaborer et piloter la gestion budgétaire et comptable du service ;

- Mettre en place les procédures du service et veiller à leur application.

Pilotage des projets de dématérialisation du courrier :

- Coordonner et suivre le projet de dématérialisation du courrier ;

- Animer et développer des partenariats internes et externes ;

- Coordonner les différents intervenants ;

- Evaluer et présenter les impacts majeurs sur l'organisation et/ou les missions des référents courrier ;

- Analyser et suivre les nouvelles demandes de paramétrage ;

- Assurer le suivi juridique et financier des marchés ;

- Suivre les évolutions du logiciel ;

- Assurer le paramétrage fonctionnel du logiciel ;

- Identifier les besoins en formation relatifs à la modernisation du courrier en lien avec la Direction des Ressources Humaines Parcours Professionnels et des Compétences du Pôle RHR.

Assurer la gestion administrative et financière du service :

- Assurer le suivi des dépenses du service ;

- Préparer et suivre le budget du service ;

- Remettre à l'Ordonnateur les pièces justificatives ;

- Suivi et montage des marchés ;

- Gestion de la régie du service.

Savoir :

- Maîtrise des techniques de management individuel, d'équipe et de projet.

- Maîtrise des marchés publics et des finances publiques

- Très bonne connaissances du fonctionnement des Collectivités Territoriales

- Maîtriser les caractéristiques techniques de l'outillage nécessaire à la gestion du courrier

- Respecter les procédures postales

- Connaitre l'organigramme de la collectivité

Savoir-faire :

- Encadrer, animer et coordonner une équipe

- Affranchir et numériser le courrier

- Préparer des navettes et des tournées de livraison

- Optimiser les déplacements

- Suivre les contrats de maintenance

- Aisance rédactionnelle

- Rigueur dans le suivi des procédures

Savoir-être :

- Rigueur, méthode, discrétion, ponctualité et assiduité

- Esprit d'analyse

- Adaptabilité, réactivité et polyvalence sur les missions de l'unité technique

- Qualité relationnelle : capacité à travailler en équipe et de manière transversale

Le pôle relations aux usagers, aux habitants et engagement citoyen, composé de 260 agents, est en lien constant avec les usagers à travers un ensemble varié d'activités. La direction déléguée relations aux usagers, regroupe 3 services et une unité (accueil - accompagnement des publics, courrier, Presto, Montpellier au quotidien), soit une centaine d'agents environ.

Placé sous l'autorité du directeur de pôle Relations aux Usagers, aux Habitants et Engagement Citoyen, en qualité de Responsable du service Courrier, vous organisez et pilotez la gestion du courrier mutualisé de la Ville de Montpellier et de Montpellier Méditerranée Métropole. A ce titre, vous encadrez les 2 responsables d'unités du service et coordonnez les missions des agents du service.