Responsable Administratif de Département Ufr Llce - Dehha H/F - Universite Toulouse Ii Toulouse - 31

Le Département d'Etudes Hispaniques et Hispano-américaines (DEHHA) met en oeuvre les missions de service public d'enseignement supérieur et de recherche de l'UT2J dans son champ disciplinaire en élaborant les demandes d'accréditation des diplômes, en assurant la mise en oeuvre de l'offre de formation, des contrôles et des examens, des dispositifs d'orientation, de soutien et d'innovation pédagogique. Il participe également à la mise en oeuvre de la politique scientifique de l'Université, en liaison avec les unités de recherche et l'UFR de rattachement.

Vous intégrerez une équipe de 50 agents et vous serez rattaché.e hiérarchiquement au RAF de l'UFR.

Vos missions :

1/ Coordonner l'ensemble des activités de scolarité qui permettent de mettre en oeuvre l'offre de formation proposée par le département :

- Mobiliser, manager les 3 agents et coordonner leur activité
- Organiser la rentrée universitaire de son département : élaboration de l'emploi du temps des 850 étudiants inscrits (2020/2021) en travail collaboratif avec la direction enseignante du département et publication sur Celcat Live.
- Programmer sur IGWeb le planning des groupes CM et/ou TD pour chacune des UE concernées
- Organiser les inscriptions pédagogiques en lien avec les gestionnaires de cursus
- Superviser le recueil des Modalités de Contrôle des Connaissances pour élaborer le document à faire voter et à publier
- Elaborer l'ensemble des calendriers d'examens et les modalités d'organisation administrative et matérielle des épreuves

2/ Coordonner l'ensemble des activités de scolarité qui permettent de mettre en oeuvre l'offre de formation proposée par le département :

- Collaborer aux réunions Vice-présidence aux moyens / direction du département pour l'évaluation annuelle du volume de la Dotation Globale Horaire du département.
- Assurer la gestion de la DGH du département : saisie de la répartition prévisionnelle, saisie du réalisé, suivi du recrutement dématérialisé des Chargés d'Enseignement Vacataires.
- Collaborer avec la Commission pédagogique lors de l'élaboration des nouvelles offres de formation pour porter les données de faisabilité administrative.
- Préparer les conseils du département, y participer (convocations, préparation et communication des dossiers en examen) et rédiger le compte-rendu.

3/ Suivre la gestion financière du département, en lien avec la direction du département et la Responsable Administrative et Financière de l'UFR :

- Calculer la répartition de l'enveloppe budgétaire annuelle (21000 Euros en 2021) du département sur 1 Service Opérationnel et suivre le budget alloué sur les centres de coûts

4/ Contribuer à la communication interne et externe des activités du département

Compétences attendues :
- Réglementation de base des domaines traités : scolarité, gestion administrative, financière, RH et savoir conduire un projet de composante
- Réglementation et procédures de la scolarité
- Fonctionnement de l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Réglementation régissant l'organisation de l'enseignement supérieur au regard des statuts des enseignants et enseignants-chercheurs
- Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques en fonction du domaine d'activité : APOGEE, CELCAT, SAGHE, CELCAT Live, Ksup
- Concevoir des tableaux de bord
- Maîtriser la communication écrite et orale : être capable de rédiger des textes adaptés aux interlocuteurs auprès desquels ils seront communiqués
- Manager, mobiliser et coordonner
- Assurer un rôle de veille, de contrôle et de conseil administratif auprès de la direction du département

Experience : 1 An(s) - Fonctions de management

Compétences : Gérer les ressources humaines, Superviser la gestion financière, Manager, mobiliser et coordonner une équipe, Assurer un rôle de veille, contrôle administratif

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.

L'UFR LLCE met en oeuvre les missions de service public d'enseignement supérieur et de recherche de l'UT2J dans le champ « sciences humaines et sociales (LLCER, LEA et LANSAD) » en assurant une mission générale de coordination de la politique pédagogique et scientifique et de la vie universitaire avec les 7 départements qui la composent.