Encadrant Coordinateur des Secrétariats Médicaux H/F - Centre Hospitalier Henri Mondor Aurillac - 15

SES MISSIONS PRINCIPALES :
- Coordination des secrétariats médicaux
- Mettre en oeuvre et ajuster autant que de besoin les organisations nécessaires au bon fonctionnement des secrétariats médicaux afin de garantir l'atteinte des objectifs fixés.
- Définit et évalue le travail et les tâches qui relèvent de chacune des secrétaires médicales compte tenu de leur affectation.
- Fixer les objectifs à l'équipe, élaborer le programme de travail, et en assurer la coordination afin d'optimiser l'efficacité et la qualité du travail ;
- Rendre compte de ses actions au supérieur hiérarchique ;
- Assurer la diffusion aux secrétaires médicales de toutes les informations indispensables au fonctionnement du secrétariats ;
- Organiser l'arrivée de nouveaux agents, et des stagiaires ;
- Gérer quotidiennement les équipes ;
- Gérer les effectifs (candidatures, entretiens de recrutement, suivi des effectifs) ;
- Organiser le planning compte tenu des droits à congés, formation, absences etc. de telle sorte que les tâches définies soient réalisées dans le temps imparti (gestion du temps de travail) ;
- Assurer le recrutement et la mobilité des secrétaires médicales ;
- Entretiens professionnels des agents et recueil des besoins en formation.

Gestion de projets
- Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets et les activités du domaine d'activité ;
- Proposer des organisations cibles ;
- Contrôler et suivre la qualité des prestations dans son domaine d'activités
- Participer à la formation des personnes aux techniques et procédures de son domaine et à leur application ;
- Organiser le suivi opérationnel des activités/projets, coordination avec les interlocuteurs internes et externes ;
- Paramétrage des outils, logiciels, systèmes relevant de son domaine d'activités ;
- Construction et utilisation des outils de pilotage, tableaux de bord et indicateurs ;
- Réaliser des audits organisationnels des secrétariats médicaux et proposer des actions d'amélioration ;
- Contribuer à toutes les réflexions, démarches et groupes de travaux pour la bonne mise en oeuvre des organisations des secrétariats médicaux ;
- Assurer les entretiens recrutement et la mise à jour des fiches de poste ;
- Assurer la gestion des mobilités des secrétaires médicales.

ACTIVITES :
- Accueil, encadrement et formation des étudiants et des stagiaires ;
- Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets, les activités du domaine d'activité ;
- Contrôle et suivi de la qualité des prestations, dans son domaine d'activité ;
- Encadrement de proximité d'équipe(s), gestion et développement des personnels ;
- Formation de personnes aux techniques et procédures de son domaine, et à leur application ;
- Organisation / coordination / supervision des contrôles relatifs aux activités du secteur ;
- Organisation et description des processus spécifiques à son domaine, traitement des dysfonctionnements ;
- Paramétrage des outils, logiciels, systèmes relevant de son domaine d'activité ;
- Planification des activités et des moyens, contrôle et reporting.

SAVOIRS :
- Communication/relations interpersonnelles : Connaissances générales
- Droit de la Santé : Connaissances Générales
- Droit Hospitalier et de la Fonction Publique : Connaissances détaillées
- Gestion administrative, économique et financière : Connaissances approfondies
- Législation et politiques sociales : Connaissances approfondies
- Management : Connaissances : Connaissances approfondies
- Stratégie et organisation / Conduite du changement : Connaissances approfondies
- Conduite de projet : Connaissances approfondies
- Interculturalité / Sociologie des organisations : Connaissances Générales

COMPETENCES/SAVOIR FAIRE :
- Analyser et optimiser un/des processus
- Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions, dans un environnement donné
- Concevoir et mettre en oeuvre des changements organisationnels
- Concevoir, piloter et évaluer un projet, relevant de son domaine de compétence
- Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles
- Identifier et analyser les évolutions et leurs impacts sur les activités, les systèmes relatifs à son domaine de compétence
- Piloter, animer/communiquer, motiver une ou plusieurs équipes
- Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation
- Traduire la stratégie en orientations, en plans d'actions et en moyens de réalisation

SAVOIR ETRE :
- Dynamisme, esprit d'initiative, disponibilité
- Loyauté, capacité de reporting
- Capacité à se positionner et à assumer des responsabilités
- Capacité d'écoute, d'analyse et de discernement
- Aptitude à faire face à une situation inattendue, complexe
- Connaissance et respect des limites de ses compétences
- Capacité d'organisation, de prévision, de coordination et de régulation
- Discrétion, respect du secret professionnel et des règles institutionnelles
- Qualités relationnelles, diplomatie
- Sens de l'animation, mobilisation et fédération d'équipes
- Rigueur, efficacité

NIVEAU, EXPERIENCES REQUIS :
- Expérience confirmée et diversifiée dans différents secrétariats appuyée d'un diplôme relevant du domaine managérial
- Niveau 6 de qualification (Licence)

CONDITIONS DE TRAVAIL
- Cadre au forfait jour : 39 heures hebdomadaires, 19 RTT.
- Présence du lundi au vendredi, variable suivant les besoins du service et de l'institution hospitalière.

Présentation générale de l'établissement :

Le CH d'Aurillac, à vocation départementale, est en direction commune avec le CH de Mauriac situé à 50 minutes et le CH de Chaudes Aigues à 1h15. Le Centre Hospitalier est l'établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire Cantal qui regroupe 6 établissements sanitaires.

Présentation des services :

Le CH d'Aurillac possède une capacité de 918 lits et places :

Médecine : 247,

Chirurgie : 77,

Gynéco-obstétrique : 31,

Néonatologie : 6 ;

Psychiatrie : 168,

SSR : 86,

USLD :46,

EHPAD : 157,

Soins à domicile : 49,

MAS : 30.

Le CH d'Aurillac emploie plus de 1 850 agents (1 708 PNM et 154 PM).

Atouts de l'établissement :

Un établissement support de GHT et reconnu pour la qualité des prises en charge ; Un fonctionnement en direction commune sur 4 établissements sur 7 du GHT ;

Un corps médical de qualité qui travaille en partenariat avec l'équipe de direction ; Une dynamique de projets en cours ;

Des rapports de confiance avec les principaux partenaires : tutelles, collectivités territoriales, autres EPS...

Equipe de Direction : une équipe complète sur les différentes compétences.

Autorité hiérarchique : Directrice générale de la direction commune
- Membre de l'équipe de direction de l'établissement support et de la direction commune
- Référent « personnes âgées » pour le GHT
- Coordonnateur de la filière Gériatrique sur les établissements de la direction commune.